”Vi har en spännande tid framför oss”
I Nyfiken på, en serie intervjuer gjorda av medlemmarna i Kost & Närings fokusgrupp Sjukhus, möter du några av personerna bakom måltiderna inom landets regioner. Nummer 4 ut i serien är Maria Åhman Persson, verksamhetsutvecklare inom område Måltider i Västra Götalandsregionen (VGR).
FRÅGA: Berätta lite kortfattat om dig själv och vilken roll du har.
SVAR: ”Jag är en nyfiken och driven person, med stort engagemang för måltidsfrågor och utveckling. Efter min masterexamen i folkhälsonutrition har jag arbetat i olika sammanhang med måltidsfrågor, bland annat som kostchef för några av köken i VGR samt med utbildning inom kost och hälsa. Sedan ett par år tillbaka arbetar jag som verksamhetsutvecklare inom område Måltider i VGR, där jag arbetar övergripande med utveckling och projekt inom patientmåltider och andra tjänster som vi tillhandahåller.
I min roll som verksamhetsutvecklare fungerar jag som en katalysator för utveckling av våra tjänster. Många gånger är jag spindeln i nätet för att hålla ihop helheten, fånga in kompetens och synpunkter från alla nivåer i organisationen, för att sedan omsätta det i en strategi och därefter implementera i verksamheterna innan de tar vid för att förvalta.
Menyn för patientmåltiderna är gemensam för 14 sjukhus i regionen.
Ingen dag är den andra lik och det är både roligt och givande! Ena dagen är det stora strategiska beslut som ska arbetas fram, andra dagar är det små detaljer som ska utkristalliseras för att bidra till en förbättring av produkt eller tjänst på sikt. Variationen tillsammans med möjligheten att få samarbeta med andra – både inom område Måltider, inom VGR och med andra offentliga aktörer – gör att varje arbetsdag tillåter mig att utvecklas och dessutom känna att jag får bidra positivt till offentliga måltider, vilket känns väldigt fint.”
Kan du berätta lite om ett lyckat projekt eller uppdrag som ni arbetat med?
”I slutet på februari 2023 införde vi i VGR ett nytt måltidskoncept, där menyn anpassades till riktlinjerna för måltider på sjukhus från Livsmedelsverket samtidigt som hela menyn genomgick en översyn gällande måltider och recept. De största förändringarna var införandet av kompletta måltider istället för komponentval, att vegetariskt infördes som ett av tre normalkostalternativ där vegetariskt presenteras överst på menyn samt ökad valmöjlighet för patienterna genom att lägga till våra egenproducerade kylda portionsrätter som valbara vid lunch och middag.
Menyn för patientmåltiderna är gemensam för 14 sjukhus i regionen. Inför förändringen av måltidskoncept arbetade vi mycket med att standardisera så att måltiderna är likvärdiga oavsett vilket sjukhus i regionen som patienten befinner sig på. Vår målsättning var, och är, att recepten ska tillagas likadant i alla kök, att måltiderna ska vara välkomponerade samt att upplägget på tallriken ska se aptitligt och likadant ut, varpå varje maträtt fotograferades – dels för att använda vid presentation av standard till alla medarbetare i köken, dels som visuell presentation för patienterna via digital meny. I samband med översynen av menyn infördes även ännu fler egenproducerade måltidskomponenter, varpå arbetssättet i köken fick ses över för att anpassas efter det nya måltidskonceptet.”
Vad var det som gjorde att just detta blev så lyckat?
”Förändringen av måltidskonceptet innebar att många tusen medarbetare i regionen påverkades och skulle anpassa sig. Medarbetare inom område Måltider skulle anamma den standard som uttalades gällande recept, måltider, presentation och porslin. Medarbetare i vården fick bland annat ett förändrat beställningsförfarande i och med kompletta måltider och dessutom en stark uppmaning att låta patienten själv få välja måltid. Med anledning av detta arbetade vi proaktivt med två betydande insatser – pilot av det nya måltidskonceptet samt en stor kommunikationsinsats.
En stor nyckel till framgång var att många engagerade sig.
Piloten av det nya måltidskonceptet möjliggjorde att medarbetare i köket fick prova det nya arbetssättet, patienter fick prova och utvärdera menyn och maträtter samt vårdpersonalen utvärdera det nya beställningsförfarandet. Synpunkter samlades in via enkäter, som gav värdefulla insikter vilka bidrog till att vi kunde justera och sedan breddinföra vårt nya måltidskoncept.
Att själva implementeringen gick smidigt berodde mycket på den gedigna kommunikationsinsats som föranledde förändringen av måltidskonceptet. Vi kommunicerade i alla tänkbara kanaler för att nå så många som möjligt, så som chefsbrev och intranät på de olika förvaltningarna, webbinarium, informationsblad som skickades med matvagnarna, e-postutskick till kostombud, dietister, chefer med flera. Internt inom område Måltider hade vi genomgång inför varje vecka av ny meny där vi gick igenom maträtt för maträtt – vad medarbetarna skulle tänka på, hur måltiden skulle presenteras och vilket porslin som skulle användas.
Sist men inte minst vill jag även framhäva att en stor nyckel till framgång var att många engagerade sig. Medarbetare i köken, köksmästare, chefer, verksamhetsutvecklare, kostombud och dietister var alla bidragande till att förbättra meny och implementering. Jag tror starkt på att engagemang och delaktighet vid förändring är betydande för bestående goda resultat.”
Vilka är styrkorna i just din organisation?
”Inom område Måltider i VGR samarbetar vi i det mesta och utnyttjar fördelarna med att vara flera som tillsammans kan bidra till förbättringar som genomsyrar hela vår organisation. Vi har en stab med verksamhetsutvecklare som arbetar övergripande i område Måltider, där jag är samordnande. Styrkan i att ha en övergripande stab är att alla verksamheterna har samma förutsättningar till stöd och utveckling, gemensam menyplanering och samordnade insatser. Vi har även menyråd, där köksmästare från alla köken samt menyplanerare och verksamhetsutvecklare ingår för att få samsyn kring menyn, diskutera utvecklingsmöjligheter och arbeta tillsammans för att menyn och arbetssätten i köken ska förbättras. Samarbete mellan olika kök och olika nivåer i organisationen stärker den kollektiva kompetensen.
Det är nu under implementeringsfasen som vi kommer kunna omsätta våra visioner till verklighet.
En annan styrka är att många av oss älskar mat och har det som ett stort intresse. Det gör att det inkommer förslag på recept och idéer vid alla möjliga tillfällen, till exempel under samtal om vad som hände i helgen. Att vi arbetar med sådant som väcker entusiasm och engagemang gör arbetet inspirerande och tillför positivt i både organisationen, bland kollegor och i slutprodukten: patientmåltiderna.”
Vad ser du som ett spännande projekt/uppdrag för er verksamhet inom den närmaste framtiden?
”VGR har precis upphandlat en helhetslösning med kostplaneringssystem, integrationer till beställningsplattform, digital lagersaldohantering, möjlighet för patienten att själv beställa måltider, matsvinnsmodul samt egenkontrollsystem. Jag som projektägare har varit högst delaktig under hela upphandlingsprojektet. Men det är nu under implementeringsfasen, som påbörjas under hösten, som vi kommer kunna omsätta våra visioner till verklighet.
Jag ser fram emot att få påbörja utformningen och anpassningen av funktionerna för att det ska komma så många som möjligt till nytta. Det är mycket som ska utvecklas och många funktioner som ska implementeras, men när väl helheten faller på plats kommer det att bli ett lyft både för område Måltider och för alla vårdenheter i VGR. Så vi har en spännande tid framför oss.”
Vad är du nyfiken på just nu som berör din yrkesroll?
”Eftersom jag är mitt uppe i att digitalisera och automatisera flera av våra flöden i verksamheterna är jag nyfiken på hur man kan få system eller olika delar av system att hänga ihop, så att man inte behöver uppge information på mer än ett ställe. Utöver att det är ett sätt att effektivisera är det även en möjlighet att kvalitetssäkra informationen, om den endast behöver anges på ett ställe.
I övrigt är jag nyfiken på hur vi kan skapa, och dra nytta av, olika forum för samverkan, så att vi kan lära av varandra, inspireras och utvecklas genom erfarenhetsutbyte och stöd till varandra. Tillsammans kan vi utveckla offentliga måltider ännu mer, där gott samarbete kan ge goda resultat och i slutänden goda måltider.”
Om man vill veta mer om det ni gjort, kan man då ta kontakt med dig?
”Det går jättebra att kontakta mig! Skicka i så fall e-post till maria.ahman.persson@vgregion.se”
Intervjun fördes via mail av:
Håkan Lundholm
Samordnare av ”Nyfiken på” och medlem i Kost & Närings fokusgrupp Sjukhus
