Bevisning betydande utmaning

Från kött och fisk till frukt, grönt och sociala aspekter på odling av kaffe och te. Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier används flitigt i livsmedelsupphandlingarna. Men inte sällan orsakar tillämpningen av dem problem – både för leverantörer och offentliga kunder.

Tanken bakom Upphandlingsmyndighetens (UHM) cirka 80 hållbarhetskriterier är att de ska bidra till minskad miljöpåverkan, och en positiv social- och samhällsekonomisk hållbar utveckling i linje med internationella, nationella och lokala målsättningar. De är också tänkta att underlätta för leverantörer i det att kravbilden blir likartad oavsett upphandlande myndighet, något som i sin tur ska bidra till sänkta administrativa kostnader.

Men samtidigt som kriterierna tveklöst är en värdefull resurs för landets offentliga inköpare och måltidsverksamheter, har uppföljningen och bevisningen av dem visat sig vara svår och tidskrävande. Inte bara för upphandlande myndigheter – vars bedömningar av bevis beroende på resurser och kunskap skiljer sig från fall till fall – utan också för leverantörerna.

I dagsläget upplever många kommuner och regioner att de saknar stöd för att avgöra vad som ska räknas som tillräcklig bevisning av hållbarhetskriterierna.

I dagsläget upplever många kommuner och regioner att de saknar stöd för att avgöra vad som ska räknas som tillräcklig bevisning av hållbarhetskriterierna. I praktiken blir istället bedömningen ofta till en tolkningsfråga i respektive upphandlande kommun eller region, vilket skapar osäkerhet i anbudsläggningen och gör det komplicerat och kostsamt för leverantörer och producenter.

Inom ramen för fokusgrupp Upphandlings så kallade branschdialog, som samlar företrädare för leverantörer, grossister och offentliga kunder, pågår diskussioner kring gemensamma riktlinjer för vad som ska anses vara tillräcklig bevisning i samband med uppföljning av UHM:s hållbarhetskriterier.

Det var mot den bakgrunden – och för att försöka bringa klarhet i vad som gäller kring tillämpning, uppföljning och bevisning – som vi i fokusgrupp Upphandling bjöd in UHM:s expert på livsmedelskriterier, Monica Sihlén, till vårt seminarium vid Kostdagarna den 15 mars. Här sammanfattar vi hennes svar på de båda viktigaste frågorna som behandlades under det timslånga seminariet.

Bevisning: Räcker det med en leverantörsförsäkran?

Det korta svaret är nej. Monica Sihlén förklarade att en leverantörsförsäkran enbart är en informationssammanställning av bevis som underleverantören uppger existerar – utan att några sådana bevis de facto visas. I leverantörsförsäkran ska producenten ange vilka bevis som kommer att lämnas vid förfrågan, exempelvis rörande råvarans ursprung och med hänvisning till lagstiftning, certifiering eller annan dokumentation.

Vilket stöd kan UHM ge när det gäller bedömning av bevis?

I UHM:s kriteriebank återfinns beskrivningar av vilka lagrum eller bevis som leverantören ska kunna visa vid en uppföljning. Information hittas under rubriken ”Förslag till bevis” i kriterietexten. 

Tre exempel:

1. Information om råvarans ursprungsland och laghänvisning. Exempel, i Sverige: 6 kap 6 § SJVFS 2019:8 Saknr L22.
2. Giltigt certifikat för certifiering som omfattar kravet. Exempel: IP Livsmedel Grundcertifiering, KRAV, EU-ekologisk.
3. Branschstandarder. Exempel: Svenska plattformen för riskgrödor, Från Sverige, Svensk Fågel. 

Om en producent säger sig uppfylla ett visst krav i produktionen men varken certifieringssystem eller annat regelverk styrker detta, har upphandlande myndighet rätt att begära dokumentation som är verifierad eller granskad av en oberoende part, såsom revisor, veterinär eller annan granskare.

Upphandlande myndighet har även möjlighet att begära utökad kontroll utförd av oberoende tredje part – certifieringsorgan eller annat fristående organ – för att granska dokumentationen. Vem som ska stå för kostnaden ska framgå av avtalet.

Här hittar du Monica Sihléns presentation från Kostdagarna-seminariet

UHM:s kriteriepaket enligt den nationella livsmedelsstrategin

Monica Sihlén beskrev vad Kriteriepaketet enligt den nationella livsmedelsstrategin är, och hur det kan användas och hur det kan följas upp.

Den nationella livsmedelsstrategin med sikte mot år 2030 är den första svenska livsmedelsstrategin som omfattar hela livsmedelskedjan. Det övergripande målet för livsmedelsstrategin är en konkurrenskraftig livsmedelskedja, där den totala livsmedelsproduktionen ökar samtidigt som relevanta nationella miljömål nås, i syfte att skapa tillväxt och sysselsättning och bidra till hållbar utveckling i hela landet. En livsmedelsstrategi för Sverige anger att den offentliga upphandlingen av livsmedel bör användas för att bättre styra mot och motsvara samhällets ambitioner och lagar inom djurskydd och miljö.

Som en hjälp vid kravställning i livsmedelsupphandlingar har Upphandlingsmyndigheten därför tagit fram kravpaket för respektive produktgrupp som linjerar med strategin genom att kriterierna i paketen återfinns i svensk lagstiftning, i föreskrifter från Jordbruksverket eller i svenska branschöverenskommelser.

Kravpaketet innebär däremot inte att man garanteras svensk råvara – men man garanteras råvara som lägst är i linje med svensk lagstiftning eller svensk branschstandard.

Kravpaketen hittas under respektive produktslag via: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/kriterier/

Marie Anzelius

Kost & Närings fokusgrupp Upphandling