En branschförening inom
Är du medlem i Kost & Näring? Logga in här! Logga in här!
LANTMANNEN_Fält tryck
Fokusområde Upphandling – Branschöverenskommelse

Upphandling av livsmedel

Foto: Lantmännen
Hem > Fokusområden > Upphandling > Branschöverenskommelse för upphandling av livsmedel

Arbetet för en branschöverenskommelse mellan aktörer med anknytning till den offentliga livsmedelsupphandlingen inleddes på initiativ av Kost & Näring och presenterades i sin första version 2015. I mars 2020 nylanserades överenskommelsen i en version 2.1.

De står bakom branschöverenskommelsen
  • Aviko Norden
  • Dafgårds
  • Ewerman/Greenfood
  • Findus
  • HK Scan
  • Ipinium
  • Kost & Näring
  • Kronfågel
  • Lantmännen Cerealia
  • Martin & Servera
  • Menigo
  • Orkla Foods Sverige
  • Santa Maria
  • Skånemejerier Storhushåll
  • Svensk Cater
  • Unilever Food Solutions

Branschöverenskommelsen ska förstås som ett levande dokument, där målsättningen är att löpande komplettera med nya, relevanta områden. I linje med denna ambition är dokumentet strukturerat i två delar:

  • Överenskommelse – områden där aktörerna enats om en gemensam hållning.
  • Diskussionsområden – frågor där arbetet för en framtida, gemensam hållning pågår.

Syftet med branschöverenskommelsen är att etablera praxis på centrala områden inom livsmedelsupphandlingen och därigenom skapa förutsättningar för ”den goda affären” genom upphandlingskedjans alla länkar.

Ta del av överenskommelsen i sin helhet via skärmläsaren och som nedladdningsbar PDF-format via dialogrutan – eller botanisera bland överenskommelsens olika områden direkt i rullgardinsknapparna längst ned på sidan.

Överenskommelse

Områden där branschen enats om en gemensam hållning.

Upphandlande myndighet ska undvika att begära in dokumentation av sådant slag som inte är avgörande för en korrekt utvärdering av inkomna anbud. Istället ska kompletterande dokumentation från anbudsgivare i möjligaste mån begäras in först då ett konkret behov uppstår, exempelvis inför tilldelningsbeslut.

För att säkerställa att branschens aktörer lägger en och samma betydelse i centrala begrepp läggs följande definitioner fast:

Utgående vara: Antingen har producenten/leverantören upphört att tillverka produkten eller så har produkten – efter överenskommelse med upphandlande myndighet – tagits bort från avtalet.

Avtalad ersättningsvara: På grund av långtidsrestning, bristsituation, säsong eller liknande kan grossisten/leverantören under en längre tid inte leverera en vara. Efter överenskommelse med upphandlande myndighet ersätts därför varan med en annan, likvärdig vara.

Tillfällig ersättningsvara: Grossisten/leverantören har tillfällig brist i lagret och ersätter med annan vara, efter överenskommelse med beställaren. 

Vid ”utgående vara” samt ”avtalad ersättningsvara” aviseras en sortimentsförändring. Då restning sker i samband med leverans klassas varan som ”tillfällig ersättningsvara”.

De elektroniska upphandlingssystem som idag används i de allra flesta livsmedelsupphandlingarna erbjuder funktionalitet för remissförfarandet RFI, Request for Information. Med RFI kan upphandlande myndighet öppet och transparent delge potentiella anbudsgivare ett utkast till förfrågningsunderlag och få in eventuella synpunkter på detsamma – innan beslut fattas om upphandlingsform och det slutgiltiga förfrågningsunderlaget skickas ut. Tack vare RFI kan onödiga fel och misstag undvikas. Det stärker kvaliteten i upphandlingen, vilket i sin tur kan bidra till att minska antalet överprövningar. 

Branschens aktörer har enats om att i högre utsträckning än tidigare tillämpa RFI som en del i arbetet med förfrågningsunderlaget.

För att anbudsgivare ska hinna hantera och komma in med anbud ska annonseringstiden vara minst 60 dagar, vilket är fler dagar än den annonseringstid som LOU kräver. En längre svarstid minskar risken att svar uteblir på vissa positioner eller att onödiga fel uppstår på grund av tidsbrist. Resultatet är bättre och mer genomtänkta anbud. 

Sena eller uteblivna svar vid frågeställande försvårar arbetet med anbudet och riskerar att försämra livsmedelsupphandlingen som helhet. Aktörerna har därför enats om följande:

Sista dag för för anbudsgivaren att ställa frågor: Senast 14 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.

Svarstid vid ställda frågor, huvudregel: Upphandlande myndighet bör under annonseringstiden sträva efter att ge svar på frågor ställda av potentiella anbudsgivare inom 2-4 dagar. 

Svarstid vid ställda frågor, tilläggsregel: Sista dag för upphandlande myndighet att ge svar på ställda frågor ska alltid vara senast 7 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.

För att ge anbudsgivarna tillräcklig tid att granska fattade tilldelningsbeslut – och därigenom minska risken för begäranden om överprövningar – bör avtalsspärren efter tilldelning sättas till 20 dagar, att jämföra med den lagstadgade avtalsspärren om minst 10 dagar.

Trappa för färskvaror, frysvaror och kolonialvaror: 

Observera att hållbarhetstrappan inte omfattar färsk frukt och grönt eller färsk fisk. För detaljer, se punkt 3, ”Vägledning för specifika varugrupper” under överens­kommelsens sista avsnitt, Diskussionsområden.

Hållbarhetstid från tillverkningsdag

Upp till 12 dagar

13-30 dagar

31-90 dagar 

91-300 dagar

Över 300 dagar

Krav på minst antal dagar
kvar vid leverans

5 dagar 

7 dagar

14 dagar

30 dagar

90 dagar

Vid verifierade kostnadsförändringar för produkter i form av prisjustering i kronor och ören av producent/leverantör kan prisjustering ske under avtalsperioden. 

Prisjusteringar kan göras första måndagen i februari, maj, september och november. Om en prisjusteringsdag infallit mellan offererat pris (basprisdagens pris) och avtalsstart, bör prisjustering godkännas.

Avseende justeringar av pris på färskt kött kan upphandlande
myndighet istället välja att använda sig av prisjusteringar månadsvis. 

Diskussionsområden

Frågor där arbete för en framtida, gemensam hållning pågår.

Diskussionen fortsätter kring kompletteringar av branschöverenskommelsens punkt 8.

Vilka aspekter är särskilt viktiga vid upphandling av specifika varu­grupper, och var är behoven av samsyn som störst? Utveckling av konkreta vägledningar där färsk frukt och grönsaker är först ut bland varugrupperna.

Så länge de digitala systemen hos producenter, grossister och i köken inte kommunicerar med varandra riskerar köken att stå utan varor – trots att ordern placerats med god framförhållning. Vad behövs för att förbättra systemintegrationen och säkerställa att rätt kommunikation når rätt aktör i kedjan, i rätt tid?