Upphandling av livsmedel

Upphandlande myndighet ska undvika att begära in dokumentation av sådant slag som inte är avgörande för en korrekt utvärdering av inkomna anbud. Istället ska kompletterande dokumentation från anbudsgivare i möjligaste mån begäras in först då ett konkret behov uppstår, exempelvis inför tilldelningsbeslut.

För att säkerställa att branschens aktörer lägger en och samma betydelse i centrala begrepp läggs följande definitioner fast:

Utgående vara: Antingen har producenten/leverantören upphört att tillverka produkten eller så har produkten – efter överenskommelse med upphandlande myndighet – tagits bort från avtalet.

Avtalad ersättningsvara: På grund av långtidsrestning, bristsituation, säsong eller liknande kan grossisten/leverantören under en längre tid inte leverera en vara. Efter överenskommelse med upphandlande myndighet ersätts därför varan med en annan, likvärdig vara.

Tillfällig ersättningsvara: Grossisten/leverantören har tillfällig brist i lagret och ersätter med annan vara, efter överenskommelse med beställaren. 

Vid ”utgående vara” samt ”avtalad ersättningsvara” aviseras en sortimentsförändring. Då restning sker i samband med leverans klassas varan som ”tillfällig ersättningsvara”.

De elektroniska upphandlingssystem som idag används i de allra flesta livsmedelsupphandlingarna erbjuder funktionalitet för remissförfarandet RFI, Request for Information. Med RFI kan upphandlande myndighet öppet och transparent delge potentiella anbudsgivare ett utkast till förfrågningsunderlag och få in eventuella synpunkter på detsamma – innan beslut fattas om upphandlingsform och det slutgiltiga förfrågningsunderlaget skickas ut. Tack vare RFI kan onödiga fel och misstag undvikas. Det stärker kvaliteten i upphandlingen, vilket i sin tur kan bidra till att minska antalet överprövningar. 

Branschens aktörer har enats om att i högre utsträckning än tidigare tillämpa RFI som en del i arbetet med förfrågningsunderlaget.

För att anbudsgivare ska hinna hantera och komma in med anbud ska annonseringstiden vara minst 60 dagar, vilket är fler dagar än den annonseringstid som LOU kräver. En längre svarstid minskar risken att svar uteblir på vissa positioner eller att onödiga fel uppstår på grund av tidsbrist. Resultatet är bättre och mer genomtänkta anbud. 

Sena eller uteblivna svar vid frågeställande försvårar arbetet med anbudet och riskerar att försämra livsmedelsupphandlingen som helhet. Aktörerna har därför enats om följande:

Sista dag för för anbudsgivaren att ställa frågor: Senast 14 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.

Svarstid vid ställda frågor, huvudregel: Upphandlande myndighet bör under annonseringstiden sträva efter att ge svar på frågor ställda av potentiella anbudsgivare inom 2-4 dagar. 

Svarstid vid ställda frågor, tilläggsregel: Sista dag för upphandlande myndighet att ge svar på ställda frågor ska alltid vara senast 7 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.

För att ge anbudsgivarna tillräcklig tid att granska fattade tilldelningsbeslut – och därigenom minska risken för begäranden om överprövningar – bör avtalsspärren efter tilldelning sättas till 20 dagar, att jämföra med den lagstadgade avtalsspärren om minst 10 dagar.

Trappa för färskvaror, frysvaror och kolonialvaror: 

Observera att hållbarhetstidstrappan inte omfattar färsk frukt och grönt eller färsk fisk. För detaljer, se punkt 3, ”Vägledning för specifika varugrupper” under överens­kommelsens sista avsnitt, Diskussionsområden.

Vid verifierade kostnadsförändringar för produkter i form av prisjustering i kronor och ören av producent/leverantör kan prisjustering ske under avtalsperioden. 

Prisjusteringar kan göras första måndagen i februari, maj, september och november. Om en prisjusteringsdag infallit mellan offererat pris (basprisdagens pris) och avtalsstart, bör prisjustering godkännas.

Avseende justeringar av pris på färskt kött kan upphandlande
myndighet istället välja att använda sig av prisjusteringar månadsvis.