Upphandling av livsmedel

Upphandlande myndighet ska undvika att begära in dokumentation av sådant slag som inte är avgörande för en korrekt utvärdering av inkomna anbud. Istället ska kompletterande dokumentation från anbudsgivare i möjligaste mån begäras in först då ett konkret behov uppstår, exempelvis inför tilldelningsbeslut.

För att säkerställa att branschens aktörer lägger en och samma betydelse i centrala begrepp läggs följande definitioner fast:

Utgående vara: Antingen har producenten/leverantören upphört att tillverka produkten eller så har produkten – efter överenskommelse med upphandlande myndighet – tagits bort från avtalet.

Avtalad ersättningsvara: På grund av långtidsrestning, bristsituation, säsong eller liknande kan grossisten/leverantören under en längre tid inte leverera en vara. Efter överenskommelse med upphandlande myndighet ersätts därför varan med en annan, likvärdig vara.

Tillfällig ersättningsvara: Grossisten/leverantören har tillfällig brist i lagret och ersätter med annan vara, efter överenskommelse med beställaren. 

Vid ”utgående vara” samt ”avtalad ersättningsvara” aviseras en sortimentsförändring. Då restning sker i samband med leverans klassas varan som ”tillfällig ersättningsvara”.

De elektroniska upphandlingssystem som idag används i de allra flesta livsmedelsupphandlingarna erbjuder funktionalitet för remissförfarandet RFI, Request for Information. Med RFI kan upphandlande myndighet öppet och transparent delge potentiella anbudsgivare ett utkast till förfrågningsunderlag och få in eventuella synpunkter på detsamma – innan beslut fattas om upphandlingsform och det slutgiltiga förfrågningsunderlaget skickas ut. Tack vare RFI kan onödiga fel och misstag undvikas. Det stärker kvaliteten i upphandlingen, vilket i sin tur kan bidra till att minska antalet överprövningar. 

Branschens aktörer har enats om att i högre utsträckning än tidigare tillämpa RFI som en del i arbetet med förfrågningsunderlaget.

För att anbudsgivare ska hinna hantera och komma in med anbud ska annonseringstiden vara minst 60 dagar, vilket är fler dagar än den annonseringstid som LOU kräver. En längre svarstid minskar risken att svar uteblir på vissa positioner eller att onödiga fel uppstår på grund av tidsbrist. Resultatet är bättre och mer genomtänkta anbud. 

Sena eller uteblivna svar vid frågeställande försvårar arbetet med anbudet och riskerar att försämra livsmedelsupphandlingen som helhet. Aktörerna har därför enats om följande:

Sista dag för anbudsgivaren att ställa frågor: Senast 14 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.

Svarstid vid ställda frågor, huvudregel: Upphandlande myndighet bör under annonseringstiden sträva efter att ge svar på frågor ställda av potentiella anbudsgivare inom 2-4 dagar. 

Svarstid vid ställda frågor, tilläggsregel: Sista dag för upphandlande myndighet att ge svar på ställda frågor ska alltid vara senast 7 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.

För att ge anbudsgivarna tillräcklig tid att granska fattade tilldelningsbeslut – och därigenom minska risken för begäranden om överprövningar – bör avtalsspärren efter tilldelning sättas till 20 dagar, att jämföra med den lagstadgade avtalsspärren om minst 10 dagar.

Trappa för färskvaror, frysvaror och kolonialvaror: 

Observera att hållbarhetstidstrappan inte omfattar färsk frukt och grönt eller färsk fisk. För detaljer, se punkt 3, ”Vägledning för specifika varugrupper” under överens­kommelsens sista avsnitt, Diskussionsområden.

Vid verifierade kostnadsförändringar för produkter i form av prisjustering i kronor och ören av producent/leverantör kan prisjustering ske under avtalsperioden. 

Prisjusteringar kan göras första måndagen i februari, maj, september och november. Om en prisjusteringsdag infallit mellan offererat pris (basprisdagens pris) och avtalsstart, bör prisjustering godkännas.

Avseende justeringar av pris på färskt kött kan upphandlande
myndighet istället välja att använda sig av prisjusteringar månadsvis. 

Kort version:
Identisk med sammanfattningen i den tryckta/PDF-versionen av branschöverenskommelsen

För att en leverantörsförsäkran ska anses som tillräckligt bevis på att en produkt uppfyller Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier, räcker det inte att enbart kryssa i att kraven är uppfyllda. Leverantören ska kunna uppvisa giltiga och relevanta bevis på att kraven uppfyllts genom hela (under-)leverantörskedjan, enligt något av följande tre scenarier:

Scenario 1. Anbudslämnare eller leverantör offererar en produkt vars hållbarhetsprestanda bevisas av: a) Tredjepartscertifiering, b) Vedertagen standard/branschstandard eller c) Information om råvarans ursprungsland.

Scenario 2. Bevisning då scenario 1 inte är tillämpbart, eller där ställda krav går längre än nationell lagstiftning och/eller certifiering/standard: Andrahandscertifiering/kontroll utförd av en extern, oberoende organisation.

Scenario 3. Bevisning då varken scenario 1 eller 2 är tillämpbart: a) Dokumentation från grossist/leverantör som visar hur interna rutiner säkerställer att en offererad produkt uppfyller ställda krav, i vissa fall tillsammans med b) Komplettering med underleverantörsförsäkran, om dokumentation av interna rutiner inte kan anses utgöra tillräcklig bevisning.

---

Originalversion:
Delöverenskommelsen i sin helhet tillsammans med ”tänk-på-att” i punktform

Som stöd vid kravställande i livsmedelsupphandlingar kan upphandlande myndigheter (UM) använda sig av Upphandlingsmyndighetens (UHM) hållbarhetskriterier för att ställa krav. Kraven är omfattande och det kan vara en stor utmaning för UM att under utvärdering och vid uppföljning, bedöma vilken bakomliggande bevisning som ska anses tillräcklig för att verifiera att en produkt uppfyller kraven som ingår i det specifika kriteriet.

Bevisningen regleras inte i lagen om offentlig upphandling (LOU) och därför är det viktigt att UM redan i upphandlingsdokumentet (UD) beskriver vilken bevisning som förväntas för att det ska bli transparent och likabehandlande för anbudsgivaren.

För att få mer information om förslag på bevisning kan man gå in på respektive krav-id på Upphandlingsmyndighetens hemsida. https://www.upphandlingsmyndigheten.se/kriterier/

Leverantörsförsäkran

En leverantörsförsäkran är ett skriftligt dokument eller intyg från en leverantör som bekräftar att deras produkter uppfyller vissa specificerade krav eller standarder. Det är ett sätt för leverantören att på eget ansvar garantera att det de levererar är i enlighet med vad som har avtalats eller vad som krävs enligt lagar och regler. Leverantörsförsäkran kan vara en säkerhet för köparen, för att minska riskerna i samband med leveransen.

Inom livsmedelsupphandling används en leverantörsförsäkran som en sammanställning av bevis för att visa att kraven för ett ställt hållbarhetskriterium är uppfyllt. Den ska vara knuten till ett producentartikelnummer och enkelt finnas tillgängligt i en produktdatabas.  

Att enbart kryssa i att ett krav uppfylls kan i sig inte anses vara tillräcklig bevisning utan leverantören måste i dokumentet hänvisa till relevant bevisning som visar på att kraven uppfyllts bakåt i underleverantörskedjan. Exempelvis kan det vara tredjepartscertifiering, branschstandard, hänvisning till lagstiftning i ursprungslandet eller dokumentation som beskriver kravuppfyllnad och systematisk uppföljning.

Nedan beskrivs vad som är giltig bakomliggande bevisning och som ska anges i leverantörsförsäkran:

Scenario 1. Anbudslämnare/Leverantören offererar en produkt med ett hållbarhetskrav som kan bevisas av nedan:

• Tredjepartscertifiering – Oberoende tredje part som inte är knuten till leverantören bedömer och verifiera att en produkt uppfyller ställda krav. Exempelvis KRAV, EU-ekologisk, MSC, Fairtrade.

• Vedertagen standard/branschstandard – Exempelvis IP Sigill, Svensk Fågel, Från Sverige, Plattformen för Riskgrödor.

• Information om råvarans ursprungsland och hänvisning till lagparagraf i de fall att det framgår av nationell lagstiftning att kravet uppfylls.

Scenario 2. Anbudslämnare/Leverantören offererar en produkt med ett hållbarhetskrav där bevis enligt ovan inte finns eller att kravet går längre än nationell lagstiftning och/eller certifiering/standard:

• Andrahandscertifiering/kontroll – När den primära organisationen som tillverkar produkten eller tillhandahåller tjänsten inte själv utför certifieringen/kontrollen. I stället anlitar de en oberoende organisation som utför en certifiering på de ställda kraven.

Scenario 3. Anbudslämnare/Leverantören kan inte uppvisa bevisning enligt scenario 1 eller 2:

• Interna rutiner – Dokumentation från grossist/leverantör som beskriver hur de säkerställer att en offererad produkt uppfyller ställda krav och hur det systematiskt följs upp genom interna rutiner. Dokumentationen kan inkludera exempelvis uppförandekod, kvalitetsledningsrutiner och miljöledningsrutiner. UM bedömer om dokumentationen är tillräcklig som bevis.

• Underleverantörsförsäkran – När de interna rutinerna inte räcker som bevisning kan det i vissa fall bli aktuellt att begära in en försäkran från underleverantör/producent med bakomliggande bevis som visar på att en råvara uppfyller kraven. Uppgifter kan i undantagsfall sekretessbeläggas och maskeras för att skydda konkurrenskänslig information. UM kan behöva acceptera uppvisande av dokumentationen bakom maskerade uppgifter i fysiska eller digitala möten för att inte sekretessen ska röjas.

Tänk på att …

• UM har rätt att kontrollera att alla offererade produkter uppfyller ställda krav. Det kan dock bli administrativt tungt att begära ut dokumentation på samtliga positioner så gör därför en riskbedömning för vilka positioner eller varugrupper ”bakomliggande bevis” kommer att krävas in. Ange detta i UD så att det blir transparent.

• Ange i UD hur många dagar anbudsgivaren har på sig att inkomma med bevis från er begäran. Vår rekommendation är minst 7 arbetsdagar om du angett i UD vilka positioner du kommer begära in ”bakomliggande bevis” och minst 14 dagar om du inkommer med begäran under utvärderingsskedet. Var generös med möjligheten för leverantören att kunna komplettera med dokument på er begäran.

• Arbeta metodiskt när du utvärderar och tänk igenom vilken typ av bevisning du behöver ta del av för att du ska kunna avgöra om det är utom tvivel att produkten uppfyller de kraven du ställt. Bedöm alla anbudsgivare lika.