Skriv ut detta Sida

Verktyg livsmedelsupphandling

8 steg för en bättre
livsmedelsupphandling

Detta är ett praktiskt verktyg för stöd i livsmedelsupphandlingen, som kompletterar olika myndigheters hjälpmedel och information. Det är tänkt som generell hjälp inför upprättandet av ett ramavtal för livsmedel och är inget juridiskt dokument.

Verktyget bygger på de fem grundprinciperna i lagen om offentlig upphandling (LOU): Proportionalitets-, icke- diskriminerings-, likabehandlings-, transparensprincipen och principen om ömsesidigt erkännande.

Verktyget har utvecklats av Kost & Närings fokusgrupp Upphandling, och bygger på gruppens samlade erfarenheter och kunskaper. Verktyget uppdateras allt eftersom förutsättningar ändras och nyheter och inspel från medlemmar och andra användare kommer oss tillhanda.

Vi vill också särskilt betona att verktygets åtta steg inte innehåller början och slut i traditionell mening, utan istället återspeglar en cykel i upphandlingsprocessen.

Har du synpunkter på verktyget? Tveka inte att ta kontakt med oss i fokusgruppen på upphandling@kostochnaring.se. Dina åsikter och erfarenheter är viktiga!

Inne i verktyget hänvisas till länken ”Branschöverenskommelse”. Det som åsyftas är det pågående projekt som Kost & Näring och fokusgrupp Upphandling driver sedan 2015, som syftar till att ena upphandlingsprocessens aktörer – leverantörer, grossister och offentliga kunder – kring branschgemensam praxis och övergripande definitioner.
Klicka här för att komma till branschöverenskommelsen i sin helhet, i PDF-format.

Fokusgrupp Upphandling

Verktyg
livsmedelsupphandling

Upphandlingsverktyget senast uppdaterat: 2017-02-09

1. Start

1. Start

Det här verktyget förordar ingen specifik utvärderingsmodell – det är ett beslut att i varje enskilt fall överväga och fatta tillsammans med upphandlande myndighet. Det är dock viktigt att tänka på vilken utvärderingsmodell som ska användas vid en upphandling, se Steg 5 – Utvärdering.

  • Samla så tidigt som möjligt in synpunkter från ”omvärlden”: politiker, brukare, näringsliv medborgare och medarbetare i köken.

  • Räkna inte med att det går att utveckla nya produkter i samband med upphandlingsprocessen. Produktutveckling tar i regel betydligt längre tid. Om din organisation trots det har tankar i denna riktning, ta upp det i en diskussion med respektive producenter.

  • Samtidigt som varje ställt krav ska tåla att prövas i ett överprövningsförfarande gäller det att inte vara rädd att vara mer kreativ och ”tänka utanför boxen”. Tänk på att kunna motivera kravet – om det skulle prövas. Använd upphandlingssystemens tjänst RFI (Request for information – finns exempelvis i e-Avrop, Tensign) som är en ”förhandsgranskning” av förfrågan, för att få synpunkter av grossister och leverantörer innan förfrågan skickas ut. Syftet är att få en uppfattning om utformningen av förfrågningsunderlaget och att samla in information för att upphandlingen ska få önskat resultat. Förutsättningen är att leverantörerna prenumererar på tjänsten och svarar. Se också Steg 4 – Annonsering.

  • Utbilda de personer som ska vara delaktiga i utvärderingen, exempelvis i smakpanel.

1.1 Leverantörsförsäkran

Upphandlingsmyndigheten har tillsammans med branschen tagit fram en blankett för leverantörsförsäkran som underlättar verifieringen vid utvärdering och uppföljning.

Målet är att leverantörerna ska använda försäkran i Dabas – foodservicebranschens artikeldatabas med kvalitetssäkrad information om de artiklar som finns tillgängliga på den svenska livsmedelsmarknaden.

Mer och utförlig hjälp finns att hämta hos Upphandlingsmyndigheten.

Tänk på!

En upphandling tar tid – räkna med att det tar minst 1,5 år! Att vara utan avtal…

  • det vill säga att avtalsstart inte sker på planerat datum, är kostsamt.
  • är olagligt och kan resultera i så kallad upphandlingsskadeavgift.
  • innebär en risk att bli utan den hållbara ”goda affären”, det vill säga att att produkterna inte lever upp till de krav som ställts i upphandlingen. Detta kan i sin tur resultera i missnöjda medarbetare och matgäster.

1.2 Starta i tid

Att upphandla livsmedel är komplext och tar tid. Precis som i alla upphandlingar är det viktigt att göra ett gediget förarbete i form av en förstudie där behoven tydligt preciseras, för att upphandlingen ska kunna mynna ut i ett avtal som verkligen levererar det som efterfrågas. Det är i upphandlingen som alla krav kan och ska ställas – när avtalet väl är skrivet är det för sent! Se därför upphandlingen som ett redskap för att få ut det mesta av avtalet.

För bästa och smidigaste implementering, ta hänsyn till terminsstart, semester, helgdagar, informationstid och liknande inför beslutet om när avtalet ska börja gälla. Mer information finns i Steg 2 – Förutsättningar.

1.3 Tidsplan

  • Gör en detaljerad tidsplan för upphandlingsprocessen som överensstämmer med avtalsstart. Beräkna tidsåtgång för förstudie, arbete med förfrågningsunderlag, annonsering, provsmakning, utvärdering, tilldelning, tid för överprövning med mera, för att säkerställa att tiden för avtalsstart kan hållas.
  • Utse en projektledare och sätt samman en arbetsgrupp med bred kompetens bestående av exempelvis kostchefer, upphandlare, kockar samt eventuellt miljöstrateg eller motsvarande.
  • Fördela arbetsuppgifterna mellan deltagarna i arbetsgruppen så att det blir rimlig arbetsbelastning för alla.

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

2. Förutsättningar

2. Förutsättningar

Det är viktigt att tydliggöra målet med upphandlingen. När avtalet väl är undertecknat får inte förutsättningarna förändras väsentligt, enligt LOU.

2.1. Mål med upphandlingen

Sedan förra upphandlingen har mycket förmodligen hänt, och förutsättningarna kan ha förändrats. Kopiera därför inte gamla förfrågningsunderlag, utan använd dem på sin höjd som en grund.

2.1.1 Intern dialog

  • Bjud in politiker att diskutera mål och framtid. Vad kommer att hända, hur tänker man om framtiden och vilka ambitioner finns som kan komma att påverka måltidsverksamheten framöver? Bjud även in representanter för vård, skola och äldreomsorg för diskussioner kring samma frågeställningar.

  • Livscykel, klimat/miljö, ekologiskt, etiskt, ”närodlat”, ekonomi och så vidare – hur tänker myndigheten om det? Titta på de policyer som finns. Kom ihåg att flesta krav genererar högre kostnader och i många fall högre miljöpåverkan!

  • Vem är firmatecknare och hur länge ska avtalet löpa? Titta på myndighetens delegationsordning: vem som undertecknar avtalet och vilken nämnd som ska fatta beslutet kan ha stor betydelse för tidsplaneringen. Ta höjd för den politiska processtiden.

  • Ju längre avtalet löper, desto fler tillägg kommer att behöva göras – vilket i sin tur genererar högre priser. Vi rekommenderar därför en avtalstid på två år.

  • Ska livsmedel och transporter upphandlas tillsammans eller var för sig? Borlänge, Ystad, Halmstad är exempel på kommuner som delat på livsmedel och transporter.

  • Uppföljning av avtalet – börja tänk på detta redan nu! Mer om avtalsuppföljning hittar du i Steg 8 – Avtalsuppföljning.

2.1.2 Extern dialog/marknadsundersökning

  • Bjud in lokala och regionala producenter och grossister av olika slag. Presentera myndighetens inriktning framöver avseende exempelvis Fair Trade, miljömål och liknande, för att säkerställa att producenterna har kännedom om det. Goda kontakter och en öppen attityd leder till fler anbud och färre konflikter.

  • Samarbeta med näringslivsenheten i kommunen, som i sin tur kan föra kontakten vidare till det lokala näringslivet för att möjliggöra svar och/eller leverans från lokala producenter. (I kommande stycke, Upplägg av arbetet, beskrivs hur du kan underlätta ytterligare för mindre aktörer att komma in med svar.)

  • Checka av marknaden! Tänk framåt! Finns det önskemål om speciella, nya produkter/storlekar på längre sikt så påtala det.

2.2 Upplägg av arbetet

Tänk igenom upphandlingens olika delar och fokusera särskilt på …

    • Avtalet: Börja skriva avtalet parallellt med arbetet med förfrågan. Ett avtalsförslag ska vara klart och skickas med som en del i förfrågningsunderlaget. Ta utgångspunkt i nuvarande avtal – vad är bra och vad behöver ändras? Tänk framåt: vad tror vi och vad vet vi om de kommande årens utveckling? Framtidsspaning och trender: vilka signaler märks från politiskt håll, från medarbetarna och näringslivet?

    • Varugrupper: Hur många ska varugrupperna vara till antalet, och ska hela sortimentet upphandlas i en varugrupp eller i flera? Om hela sortimentet upphandlas i en och samma varugrupp kan mindre aktörer ha svårare att komma in med svar än om upphandlingen istället delas upp i fler grupper (”varukorgar”) som exempelvis färsk fisk, grönsaker, kött o.s.v. Var ”övertydlig” med hur utvärderingen ska ske när flera varugrupper väljs. Har leverantören exempelvis möjlighet att tacka nej vid få varugrupper eller liknande? Fler varugrupper kan generera flera avtal och mer administration.

  • Fakta

    Enligt Europaparlamentets och rådets direktiv är myndigheter skyldiga att överväga att dela upp sina upphandlingar, i syfte att underlätta för små och medelstora företag att lämna svar. Läs mer på KKV:s hemsida.

    Säsong: Anpassa avtalsstart för t.ex. potatisens och rotsakernas odlingssäsong, när på året har producenterna möjlighet att leverera? Detta förutsätter egen varugrupp eller separat upphandling.

    Geografisk indelning: För att underlätta för lokala leverantörer att svara kan förfrågan delas in i mindre geografiska områden.

  • Antal upphandlingar: Ta ställning till hur många olika upphandlingar som ska genomföras. Att dela upp förfrågan i flera delar och geografiska områden kan generera fler leverantörer – men också och högre totalkostnad. I KKV:s ”Offentlig upphandling av mat” från våren 2015 kan du läsa mer om för- och nackdelar kring detta.

  • Transporter: Ska transport upphandlas separat eller tillsammans med livsmedlet? Ett flertal myndigheter har börjat med samordnad varudistribution. (Se även rubrik 2.1.1 här ovanför.)

  • Startdatum: Ta ställning till om övriga varugrupper (utöver de säsongsbundna, se ovan) och upphandling(ar) ska ha avtalsstart vid samma tidpunkt.

  • Miljömärkning: Det är möjligt för de upphandlande myndigheterna och enheterna att i upphandlingsdokumentets tekniska specifikation, tilldelningskriterier eller särskilda kontraktsvillkor under vissa förutsättningar göra direkt hänvisning till en särskild märkning, tex ett miljömärke, utan att behöva ange märkningskraven i sig. (Källa upphandlingsmyndigheten.se)

2.3 Utvärdering

Beskriv tydligt hur anbuden ska utvärderas. Utvärdering tar lång tid, eftersom alla offererade produkter måste kontrolleras mot de krav som ställs. Ta hjälp av leverantörsförsäkran och producenterna – och beräkna extra tid för all korrespondens.

Läs mer om utvärdering i Steg 5 – Utvärdering.

2.4 Sensorisk test

Välj ut de volymprodukter som ska testas och markera dessa tydligt i förfrågningsunderlaget. Tänk strategiskt: Vad är realistiskt att hinna med? I vilka produkter finns de stora förtjänsterna att göra i fråga om kvalitet och pengar? Fundera på provsmakningens upplägg och övriga förutsättningar och beskriv dem i förfrågningsunderlaget. Var, när och hur ska den genomföras? Planera också för att utbilda en särskild smakpanel för uppdraget.

Observera att protokollsmallen ska bifogas förfrågan!

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

3. Förfrågningsunderlaget

3. Förfrågningsunderlaget

Utformning och upplägg kan se olika ut hos olika myndigheter. Förfrågningsunderlaget ska bestå av minst följande delar: anbudsinbjudan, kravspecifikation, avtalsskrivning och utvärderingsmodell. Inled arbetet med avtalsskrivningen redan från början upphandlingen. Det är avtalet som är det juridiska dokumentet för affärsrelationen. Beskriv också hur ni tänker följa upp avtalet.

3.1 Anbudsinbjudan

  • Alla krav som ställs kan i princip överprövas. Var därför beredd på att kunna motivera och förklara dina krav!

  • Ställ inte fler/högre miljökrav än du kan följa upp. Ställ hellre färre, men skarpare krav! Upphandlingsmyndighetens indelning i kategorierna baskrav, avancerade krav samt spjutspetskrav ger en bra orientering. Ange tydligt vilka positioner kraven avser.

  • Ställ endast krav som du vet att du kommer att kunna följa upp. Alla krav genererar i regel högre priser (se även Steg 8 – Avtalsuppföljning). Alltför orealistiska krav kan leda till färre svar, eller inga svar alls. Skallkrav på kostdataprogrammens pricat kan försvåra för en lokalleverantör att lämna anbud.

  • Kopiera inte förfrågningar från andra kommuner eller något av upphandlingsverktygen, utan att först tänka efter om det verkligen passar den egna verksamheten. Att direkt översätta andras krav till sina egna låter sig sällan göras.

  • Gör det enkelt för anbudslämnare! Ställ gärna krav på dokumentation men begär däremot inte att alla dokument ska skickas in vid anbudslämningen. Skriv istället tydligt att upphandlande myndighet kan begära in dokumentationen i efterhand, enligt Nya LOU:s möjlighet till begränsad kontroll, §12 kap. 4. Detta gäller även särskilda kontraktsvillkor som inte behöver vara uppfyllda förrän vid en viss angiven tid, exempelvis vid avtalsstart, något som kan leda till att fler anbudsgivare kan svara på förfrågan. Ett exempel kan vara att webbhandel ska fungera sex månader efter avtalsstart.

    Grossisten prissätter efter efterfrågad volym. Använd senaste statistiken och lägg till verksamhetsförändringar som väntas uppstå under avtalstiden.

  • Förändrade volymer kan medföra att prisbilden påverkas negativt. Ställ därför krav på att priset ska kunna omförhandlas om volymen på en viss produkt på grund av organisationsförändringar blir större än i grundförfrågan.

  • Anbudsvaror har lägre pris än icke-anbudsvaror/tilläggsanbud. Ta därför med så många produkter som behövs under avtalsperioden.

  • Om krav ställs på veckoprislistor (grönsaker), tänk på att det krävs en strategi för hur priset ska följas upp. Ange om det ska vara beställningsdagens eller leveransdagens pris som ska gälla.

  • Lägg fast rutiner kring ersättningsvaror och utgående produkter. Enligt gällande branschöverenskommelse är definitionen av ersättningsvara när en beställd vara byts ut av grossist. Utgående produkt avser en produkt som utgått ur leverantörens sortiment. Dessa definitioner, liksom hanteringen av ersättningsvaror och utgående produkter exempelvis genom godkännande av produkt, ska tydliggöras och regleras i avtalet.

  • Om sensoriska tester och kvalitetstester kommer att genomföras ska du bifoga protokollsmallen med förfrågan. Tester kan göras på t.ex. varmhållning, sensorik, vätskeförluster och svinn. Välj ut de volymprodukter som ska testas och markera dessa tydligt i förfrågningsunderlaget. Tänk strategiskt: Vad är realistiskt att hinna med? I vilka produkter finns de stora förtjänsterna att göra i fråga om kvalitet och pengar? Fundera på provsmakningens upplägg och övriga förutsättningar och beskriv dem i förfrågningsunderlaget

  • Lägg in en reservation i förfrågningsunderlaget för oförutsedda händelser som exempelvis organisationsförändringar, politiska beslut eller ändrade ekonomiska förutsättningar.

  • I en situation då samtliga anbudsgivare inte har lämnat pris på en eller flera artiklar måste upphandlaren vidta en del åtgärder för att möjliggöra en korrekt jämförelse mellan de olika anbuden. Här är belastningsvärde en lämplig metod att tillämpa. Belastningsvärdet är lika med nuvarande anbudspris plus ett påslag, exempelvis 50 procent.

  • Ställ ett skallkrav på en minsta andel av positionerna som ska vara besvarade proportionerligt enligt LOU:s grundprinciper. Annars blir myndigheten utan produkter på dessa och måste tilläggsupphandla.

3.2 Kravspecifikation/produktspecifika krav

  • Varje produkt ska redovisas per position. Med behoven i verksamheten som utgångspunkt, ange spann för vikten på ytter- respektive innerförpackningar. Ju vidare spann, desto fler svar! Tänk på att många, mindre förpackningar kan generera ett högre pris. Var noga med att ange vilka produkters förpackningar som ska gå att dela. Undvik att ange cirkavikter i förfrågningsunderlaget, eftersom det kan bli svårigheter att utvärdera.

  • Kvalitet på produkterna anges per position i form av olika egenskaper så som råvarumängd, fetthalt, glasering, tillsatser, MSC, ekologiskt m.m. Här är det viktigt att utgå från egna egenskapskrav och inte de från olika upphandlingssystem (så som Compare eller Hantera) utan att först kritiskt ha granskat dessa. Om generella krav ställs, se till att motsvarande krav också ställs på positionsnivå. OBS! Var noga med att ställa egenskapskrav som överensstämmer med de interna kvalitetsmålen.

  • Om behov finns av två olika förpackningsstorlekar, var noga med att ange intervaller som inte överlappar varandra. Exempel: Portionsbröd, 25-35 g respektive 36-50 g. Sker överlappning i förpackningsstorlek är risken stor att samma förpackning offereras på två positioner.

  • Kontrollera noggrant via exempelvis Dabas och hemsidor att de produkter och förpackningsstorlekar som efterfrågas de facto finns på marknaden. Det underlättar arbetet längre fram.

  • Inkludera inte säsongsvaror så som lutfisk eller surströmming.

  • Rabattsatser är svåra att utvärdera när prislistan inte är känd. Ta därför med så mycket som möjligt av behovet i förfrågan. Om rabattsats ska tillämpas på övrigt sortiment måste tydligt anges vilka varugrupper rabatten avser och vad varugruppen innehåller.

  • För er som använt RFI kan anpassa er kravställning utifrån värdefulla inkomna svar och kan undvika onödiga frågor och oklarheter i underlaget.

3.3 Avtalet inklusive kommersiella villkor

  • Prislistor ska tillhandahållas minst 30 dagar före avtalsstart för att kunna granska priser och produkter mot det antagna anbudet. Precisera vilka typer av prislistor som krävs för olika varugrupper (kostdataprogrammens pricat, digitalt eller i pappersform). Tänk på att skallkrav på kostdataprogrammens pricat kan försvåra för mindre leverantörer att lämna anbud.

  • Prisjusteringar ska ske i kronor och ören och inte i procent. Prisjusteringar ska aviseras för godkännande senast 30 dagar innan förändringen träder i kraft. Verifikat skall bifogas prisaviseringen.

  • Prisjusteringar kan göras på flera sätt:

    • Fastpris över en del av avtalstiden, exempelvis tre månader från avtalsstart. Långa fastprisperioder kan vara kostnadsdrivande eftersom det är svårt för leverantören att beräkna kommande priser.

    • DLF perioder, Dagligvaruleverantörers förbund.

  • Kortare avtalsperioder, till exempel 2 år, innebär generellt färre prisjusteringar och tilläggsprodukter.

  • Leveranstider: Hur ofta och när kan vi ta emot varorna?

  • Hållbarhetstid ska anges för olika varugrupper. Krav på långa hållbarhetstider bidrar till högre svinn hos grossister och därmed högre miljöpåverkan och priser. Hållbarhetstider står för närvarande på agendan i diskussionerna kring kompletteringar av branschöverenskommelsen.

  • Ange att testköp från andra leverantörer ska vara tillåtet.

  • Om det finns en önskan om att köpa lokala produkter under skördesäsong, t.ex. potatis och rotfrukter – ange det.

  • Begär försäljningsstatistik i det format och för den period som önskas. Ange vad statistiken ska innehålla: ekologiskt, etiskt, nyckelhålsmärkning och ersättningsvaror är några exempel.

  • Enligt grossisterna är det inte möjligt i dagsläget att redovisa ersättningsvara – men om vi börjar fråga efter det kommer man bli tvingade att ta fram dessa uppgifter! Detta lämpar sig utmärkt som ett krav som inte behöver vara uppfyllt förrän efter avtalsstart, se även 3.1 Anbudsinbjudan här ovanför. Ange vilka varugrupper statistiken ska gälla – och tänk på de mindre leverantörernas chanser att leva upp till de krav som i slutändan ställs.

  • Hur samverkan ska ske regleras i avtalet. Parterna ska träffas för samråd och uppföljning av avtalet utan kostnad för köparen. Ange former för samråd och samverkan (se även Steg 8 – Avtalsuppföljning.)

  • Vitesklausul: Myndigheten kan ålägga leverantören att betala en avgift för uteblivna, felaktiga eller försenade leveranser, tillsammans med ersättning för den arbetstid som felen genererar. Avgiften måste stå i proportion till upphandlingens värde. Det går åt mycket mera tid än man kan tro till krediteringar. Om vitet finns med i avtalet ska det också användas, eftersom det är inräknat i anbudspriset.

  • Ange en procentsats för andelen lagervaror och beställningsvaror, som ska gälla under hela avtalstiden.

  • Ange betalningsvillkor.

  • Ange faktureringsrutiner. Samlingsfakturor eller ej? Utgå ifrån det befintliga ekonomisystemet.

  • Ange övriga avtalsvillkor enligt standard (exempelvis force majeure, överlåtelse av avtal, hävning etc.)

3.4 Utvärderingsmodell

3.4.1 Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.

Upphandlingsmyndigheten beskriver detta som om man vill värdera andra aspekter än pris, t.ex. produktivitet, kvalitet och miljöegenskaper”.

3.4.2 Kostnad

Upphandlingsmyndigheten beskriver detta som om man vill värdera andra aspekter än pris, t.ex. produktivitet, kvalitet och miljöegenskaper”.

3.4.3 Pris

Begreppet innebär enligt Upphandlingsmyndigheten att ”samtliga krav fastställs som obligatoriska krav och lägsta pris styr tilldelningen”. Utvärderingsmodellen ställer höga kvalitetskrav på positionsnivå för att få bra produkter och behöver således inte innebära låg kvalitet.

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

4. Annonsering

4. Annonsering

Med hjälp av Common Procurement Vocabulary, CPV-koderna, är det möjligt för potentiella leverantörer att få specificerade uppgifter om upphandlingar och RFI. Detta är ett sätt att öka konkurrensen och effektiviteten i den offentliga upphandlingen. Se till att så många som möjligt prenumererar på koden för livsmedel.

  • För ett gott resultat med produkter rekommenderar vi att annonseringstiden förlängs till minst 60 dagar, för att ge anbudsgivaren tid att kommunicera med sina leverantörer. Klicka här för annonseringstider enligt LOU.

  • Frågor och svar under anbudstiden:

    • Lämna korta, enkla svar – och tänk igenom vad varje svar faktiskt innebär. Ett alltför konsekvent nej kan leda till att ingen produkt erbjuds på positionen, medan alltför många ja-svar i gengäld kan generera oförutsedda produkter som egentligen inte efterfrågats. Resultatet kan då bli ett annat än den önskade utifrån uppsatta mål.

    • Då uteblivna eller försenade svar försvårar arbetet med anbudet och kan försämra livsmedelsupphandlingen som helhet, bör upphandlande myndighet under annonseringstiden sträva efter att ge svar på frågor ställda av potentiella anbudsgivare så snart det är möjligt.

    • För att uppfylla kravet i LOU om transparens (se även LOU:s fem grundprinciper) ska skriftliga frågor och svar göras via elektroniska upphandlingssystem.

    • För att hinna delge samtliga intressenter svaren, avbryt möjligheten till frågor 6 dagar innan annonseringstidens utgång.

  • Undvik att annonsera innan semestrar eller långhelger. Om det behövs, förläng svarstiden ytterligare.

  • Kontaktpersoner ska vara tillgängliga under hela annonseringstiden, för att kunna svara på eventuella frågor som kommer från presumtiva anbudsgivare.

  • Se till att annonsen görs synlig på myndighetens hemsida.

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

5. Utvärdering

5. Utvärdering

För att kunna utvärdera måste den obligatoriska kvalificeringen enligt LOU ha gjorts innan utvärderingen påbörjas. Det är mycket viktigt att utvärdera helt enligt förfrågningsunderlagets angivna förutsättningar. Fram till tilldelning av avtalet råder absolut sekretess.

  • Avsätt tillräckligt med tid för utvärdering. Det är tidskrävande att gå igenom samtliga produkter för att se om de uppfyller samtliga krav.

  • Bestäm vem som utvärderar vad. Det är lättare om flera hjälps åt med utvärderingen.

  • Sensoriska och kvalitetstester tar tid. Starta tidigt och gör testerna parallellt med utvärderingen per position.

  • Tänk på att ge presumtiva leverantörer tillräckligt med tid för att leverera till de olika köken som ska genomföra testerna – inte minst med tanke på dem som än så länge inte har några reguljära leveranser till köken.

  • När testen genomförs, var noga med att föra protokoll som ska följa med vid tilldelningen. För att resultatet av testerna ska ge effekt är det viktigt att skillnaden mellan de olika betygsskalorna har en differens som ger effekt. Här finns alla möjligheter att premiera produkter med hög kvalitet och andra mervärden som är viktiga.

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

6. Tilldelning

6. Tilldelning

Fram till tilldelning av avtalet råder absolut sekretess. Tilldelning är när samtliga anbudsgivare meddelas skriftligt om vem som vunnit upphandlingen. Vid tilldelning gäller en avtalsspärr på 10 dagar enligt LOU.

  • För att svara eller kunna lösa frågor från anbudsgivarna – och på så sätt undvika överprövningar – förläng tiden för avtalsspärr från de föreskrivna 10 dagarna till minst 20 dagar.

  • Skicka med utvärderingsunderlaget till samtliga anbudsgivare.

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

7. Avtalstecknande

7. Avtalstecknande

Avtalet ska undertecknas av en enligt delegationsordningen behörig person på myndigheten. Säkerställ att rätt person finns tillgänglig när avtalet ska undertecknas.

  • Avtalet kan inte börja gälla förrän avtalsspärren har löpt ut.

  • Informera om och förankra det nya avtalet hos all personal som avropar, i god tid innan det träder i kraft.

  • Avtalet är ett levande dokument som inte bara ska sitta i en pärm, utan tydligt göra klart vad som gäller för alla inblandade. Avtalet ska följas av båda parter leverantören och köparen har lika stort ansvar. Finns exempelvis en vitesklausul ska denna också användas.

  • Det ska finnas tydliga rutiner för hur avtalet ska följas upp i inköpsprocessens alla led, från beställning till mottagning och fakturering.

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

8. Avtalsuppföljning

8. Avtalsuppföljning

Avtalsuppföljningen är ”A och O” för ett bra resultat. I avtalet ska det tydligt framgå hur köparen kommer att kontrollera att samtliga villkor i avtalet också efterlevs.

8.1 Systematisk uppföljning av avtalet

Uppföljningen börjar i mottagande kök. Se till att det finns tydliga interna rutiner för hur myndigheten sköter uppföljningen.

  • Vänta inte med att återkoppla fel och avvikelser. Ta omedelbart kontakt – och dokumentera om och hur felet åtgärdats. Skapa en mall för felanmälningar, och använd felanmälningarna som ett dokumentationsunderlag vid samverkansmötena. Tänk på att enligt avtalsrättens grunder kan avtal vara giltiga på olika sätt. Exempelvis kan mottagandet av felaktiga varor räknas som en accept.

  • Följ upp samtliga krav så som priser, leveranser, produkter och tider, m.m.

  • Avtalet skall hållas levande. Plocka därför bort positioner som inte handlas.

  • När prisjusteringar annonseras till myndigheten, ta hjälp av producenterna för att verifiera att justeringarna stämmer och spara därigenom tid på att på att själv följa upp priserna.

8.2 Samverkan – uppföljning

För ett bra samarbete och tillsammans kunna lösa eventuella problem, är det viktigt att ta med fackkompetens, effektivitet, problemlösningsförmåga och inte minst social kompetens som viktiga delar i avtalet. Leverantören ansvarar för att uppdrag och leveranser kan genomföras, och parterna ska samarbeta och samråda om avtalets uppdrag och ställda krav.

För att säkerställa att uppdraget genomförs på avsett sätt ska regelbundna uppföljningsmöten hållas. Också övrig kommunikation ska ske enligt de krav som ställts av den upphandlande parten.

Hur samverkan ska ske regleras i avtalet. Parterna ska utan kostnad för köparen träffas för samråd och uppföljning. Gå noga igenom vad din organisation anser vara ett lämpligt antal tillfällen. Ange alltid endera ett minimum av antal mötestillfällen, alternativt att möte ska ske om part kallar.

Punkter vid uppföljningsmöte som köparen kallar till:

  • Hur har föregående period varit
  • Eventuella förändringar som skett
  • Tillbud och klagomål som inte klargjorts
  • Avtalsvillkor

Mötena ska alltid dokumenteras och justeras av båda parter.

8.3 Hävning av avtal

Hävning av avtal kan genomföras och för att det ska ske måste motiv finnas för att häva, vara noggrant dokumenterat och att avtalet innehåller hävningsklausuler.

Hävningsklausulen måste följas och skriftlig information måste fortlöpande ges till motpart.

Tänk även på att det för offentliga verksamheter är otillåtet att vara utan avtal.

Alla upphandlingsrättsligt otillåtna väsentliga förändringar utgör inte väsentliga
avtalsbrott, dvs ingen automatisk rätt för en upphandlande myndighet att häva avtal på grund av att en leverantör gör väsentliga förändringar från ett avtal.

 

Avsnittet senast uppdaterat: 2017-02-09

Permalänk till denna artikel: http://www.kostochnaring.se/upphandlingsverktyg