«

»

jun 29 2015

Skriv ut detta Inlägg

Förtroende nyckel till den goda affären

Upphandling_samtalFörtroende nyckel till den goda affären

Större transparens, tydligare uppföljning och bättre, kvalitetssäkrade förfrågningsunderlag. När Kost & Näring tillsammans med livsmedelsgrossisterna Martin & Servera och Menigo på måndagen inledde Almedalsveckan med rundabordssamtalet ”Drömupphandling 2020 – hur antar vi de kommande årens gemensamma utmaningar?” var det lösningarna som stod i fokus.

Med det sagt: den som fortfarande när hoppet om en enskild ”quick fix” som svar på branschens utmaningar har all anledning att tänka om. Runt bordet rådde enighet om att vägen framåt snarare går via en bredare åtgärdspalett.

Syftet med det knappt två timmar långa samtalet var att föra samman upphandlingskedjans aktörer för att diskutera problemen – och ringa in lösningarna – för ett mer välfungerande samarbete mellan de offentliga kunderna, grossister och leverantörer, representerade av Unilever Food Solutions Tordis Poulsen, försäljningschef anbud, och Eva Skoog, dietist.

Negativa erfarenheter

Bo Nordlin, chefredaktör för Upphandling 24 och dagens samtalsledare, lät diskussionen ta avstamp i den utbredda misstro som fått fäste i relationen mellan grossister och de offentliga kunderna. En misstro som utifrån ett kundperspektiv till stor del förklaras av negativa erfarenheter under de senaste åren.

– Många kost- och måltidschefer känner sig uppkörda av grossisterna. Det handlar dels om problemen med utbytes- och ersättningsvaror, att andra varor levereras än de man beställt. Dels har den situation vi befann oss i för några år sedan, där antalet överprövningar låg extremt högt, gjort stor skada på förtroendet, konstaterade Kost & Närings ordförande Marianne Backrud-Hagberg.

Just frågan om återupprättat förtroende mellan upphandlingskedjans aktörer kom under samtalets gång att utkristallisera sig som de närmaste åren allra främsta utmaning. Frustrationen går i båda riktningar: från grossisternas sida ventilerades kritik mot vad man anser vara orimligt många och detaljerade krav i förfrågningsunderlagen. Stefan Calrell, försäljningschef offentliga kunder vid Martin & Servera, framhöll att alla parter skulle vinna på om antalet krav i förfrågningsunderlagen reducerades till att enbart omfatta de krav som verkligen är viktiga för den upphandlande parten – och som man har resurser och vilja att också följa upp. Ett resonemang som Maria Larsson, ledamot i Kost & Närings styrelse, instämde i.

– Idag pratar vi som köpare och säljare ofta mer om upphandlingsjuridik än om den goda affären, där vi på köparsidan kompenserar för det bristande förtroendet genom att säkra upp med krav. Det är inte bra. Här måste vi våga backa ett steg och istället inleda en dialog med er grossister om hur vi ska få som vi vill, utan att ställa skall-krav.

Drömupphandling 2020 – Områden för förändring

Måndagens rundabordssamtal mynnade ut i flera konkreta slutsatser om önskvärda och nödvändiga förändringar i upphandlingsprocessen och samarbetena i kedjan leverantörer – grossister – offentliga kunder:

Förstärkt uppföljning. Från grossisthåll efterlystes en större tydlighet från köparsidan kring uppföljning – som en del av förfrågningsunderlaget. Stefan Calrell, Marin & Servera: ”För oss är det jätteviktigt med tydlighet i förfrågningsunderlaget kring hur uppföljningen ska ske. Annars mynnar det ut i tyckande från båda parter, det skadar förtroendet i samarbetena. Snäva hellre in kraven och bli tydliga på att dessa ska följas upp”.

Tydligare kommunikation av kopplingen mellan ställda krav och utfall/pris. Båda representanterna från grossistledet vittnade om en ambition att röra sig bort från en tidigare hållning där förfrågningsunderlag värderats i termer av ”ja och nej”. Michael Bengtsson, försäljningschef offentliga affärer vid Menigo: ”Vi måste komma ifrån att vi grossister pratar om bra och inte bra och istället prata om effekterna för affären totalt sett. När vi mer och mer blir insnärjda i skall-krav blir vi också mer obstinata”.

Vässad kvalitet i upphandlingsprocessen. De offentliga verksamheterna inser inte fullt ut den arbetsbelastning det innebär att genomföra stora livsmedelsupphandlingar, vilket leder till brister i upphandlingsprocessen. Ökad tillämpning av remissförfaranden för förfrågningsunderlagen ringades in som en central åtgärd för kvalitetssäkring. Marianne Backrud-Hagberg: ”Samarbete mellan kost- och upphandlingsfunktionerna är helt avgörande för lyckade upphandlingar. Det som krävs från vår sida är både större resurser och bättre kompetens. Vid kostvetarutbildningarna har upphandlingen hittills haft låg prioritet. I vår dialog med universiteten trycker vi inom Kost & Näring på för en förändring”.

Göra upp med ”överprövningsspöket”. Hittills under 2015 har grossisterna Martin & Servera och Menigo enligt egna uppgifter lämnat in ansökningar om överprövningar vid vardera två tillfällen – en kraftig minskning jämfört med tidigare. Martin & Serveras Stefan Calrell beskrev hur företaget fattat ett strategiskt beslut om att ”ta sig över skyttegraven och sluta överpröva på positioner”. En förlängd avtalsspärr om 20 dagar jämfört med lagstadgade 10, lyftes från flera håll fram som en central åtgärd för färre överprövningar. Maria Larsson, Kost & Näring: ”Utvecklingen går åt rätt håll, men oron för att bli överprövad är fortfarande stor ute bland upphandlande myndigheter, baserat på de erfarenheter man gjort tidigare. Grossisterna har en pedagogisk utmaning i att kommunicera den förändrade inställningen till sina offentliga kunder”.

Effektivare hantering av bristproblematik för färskvaror. Trots att de offentliga kunderna i kontrast till privata verksamheter i regel har god framförhållning och kan ge tydliga prognoser för sina behov av färskvaror, drabbas också de av bristsituationer, där ersättningsvaror sätts in. En företeelse som enligt grossisterna som kommer att bli allt vanligare, till följd av global råvarubrist. Samtidigt idkades viss självkritik. Michael Bengtsson, Menigo: ”Som grossister måste vi bli bättre både på att reservera enligt våra offentliga kunders prognoser, och att i vår tur kommunicera de här prognoserna tydligare i dialogen med våra leverantörer”.

Permalänk till denna artikel: https://www.kostochnaring.se/nyhet/fortroende-nyckel-till-den-goda-affaren