«

»

jul 07 2019

Skriv ut detta Inlägg

Avtalsuppföljning klok investering

Klicka för att ta del av det filmade seminariet i sin helhet ▼

ALMEDALSVECKAN 2019

Avtalsuppföljning klok investering

Som en av den offentliga upphandlingens allra mest komplexa discipliner medför uppföljningen av livsmedelsavtal inte bara behov av kontinuerlig dialog mellan kund och säljare – utan också av ett tätt och välfungerande samarbete internt, mellan kost- och måltidschefer och deras upphandlare. Hur ser situationen ut i verksamheterna, och vad kan göras bättre än idag?

Avtalsuppföljning – nyckeln till vassare offentlig upphandling av livsmedel?

ONSDAG 3 JULI, 10:00 – 10:45

Medverkande

Emma Breheim, ordförande, SOI, Sveriges Offentliga Inköpare
Monica Sihlén, segmentsansvarig livsmedel och måltidstjänster, Upphandlingsmyndigheten
Linda Bjarle, livsmedelscontroller, Kost & Närings fokusgrupp Upphandling och verksam i Helsingborgs stad
Agneta Elofsson, verksamhetschef Kost- och Städservice, Kost & Närings styrelse och verksam i Falkenbergs kommun
Cecilia Nebel, moderator

– Uppföljning är en fråga som alltid har varit aktuell, men frågan är samtidigt hur mycket som görs, egentligen. Tolkningarna av vad som faktiskt är uppföljning ser också olika ut, inledde Linda Bjarle, representant i panelen för Kost & Näring och föreningens fokusgrupp Upphandling, som även arrangerade Almedalsseminariet.

En enkätundersökning som fokusgruppen genomfört bland Kost & Närings medlemmar, och vars resultat redovisades av Linda Bjarle, visar att i princip alla som lämnat svar anser sig vara ”väl insatta” (51 %) eller ”mycket väl insatta” (38 %) i sin verksamhets livsmedelsavtal.

– Samtidigt uppger 42 % att de inte följer upp avtalen tillräckligt, utan att de borde göra mer. Det här är anmärkningsvärt eftersom livsmedelsupphandlingen omfattar många beställare och mycket pengar. Otillräcklig uppföljning kan få stora konsekvenser, framhöll Linda Bjarle, som med stöd i enkätresultaten pekade på tidsbrist som en viktig förklaring till siffrorna.

Emma Breheim, ordförande i Sveriges Offentliga Inköpare, SOI, bekräftade bilden av livsmedel som ett av de tyngsta avtal som kommuner och regioner upphandlar. Hon lyfte också fram de vanligt målkonflikter som uppstår inom livsmedelsupphandlingen, med motstridiga budskap inte minst från politiskt håll.

  Vad är det vi ska prioritera egentligen? Är det ekologiskt, ”svekologiskt”, närproducerat? Eller är det ekonomin? exemplifierade Emma Breheim.

 

Foto: Linnea Ronström.

Uppföljning juridisk skyldighet

Den komplexitet som omger livsmedelsupphandlingen var ett återkommande budskap under seminariet, med detaljerade kravspecifikationer, utgående artiklar och snabba sortimentsförändringar som några exempel.

– När upphandlingen väl är gjord, vilka parametrar är det då egentligen som ska följas upp? frågade Cecilia Nebel, moderator, i riktning Upphandlingsmyndighetens Monica Sihlén, segmentsansvarig för livsmedel.

– När man upphandlar livsmedel är man väldigt artikelfokuserad. Och juridiskt sett är man skyldig att följa upp alla de krav som man ställt, det är inte något som är frivilligt. Givetvis kan man inte följa upp varje leverans, till varje kök vid varje tillfälle. Men man behöver göra ett riskbaserat överslag: ”Var tror jag att de stora avvikelserna finns?” sade Monica Sihlén.

Foto: Linnea Ronström.

Framgång i Falkenberg

Utöver nära samverkan mellan kostenheter och upphandlare, där båda parter bidrar med sin respektive spetskompetens: vad kan göras ytterligare för att säkerställa en god avtalsuppföljning?

Falkenberg hör till de kommuner som lyckats väl med uppföljningen. Agneta Elofsson, verksamhetschef kost- och städservice i kommunen, tillika styrelseledamot i Kost & Näring, berättade om hur man inom kostverksamheten tillsatt en dedikerad halvtidstjänst för upphandling och avtalsuppföljning.

– Jag såg att mina enhetschefer helt enkelt inte hade tillräckligt med tid för att följa upp. Det här är en resurs vi verkligen behöver, tillsammans med en synpunktshanterare ute i köken som rapporterar tillbaka till oss så fort de märker att något inte stämmer, berättade Agneta Elofsson.

– Det låter dyrt att ha en person på halvtid enbart för detta? reflekterade Cecilia Nebel.

– Har man råd att inte ha den här uppföljningen? Bara i Falkenberg handlar vi livsmedel för 35 miljoner, inköp som vi är skyldiga att göra enligt de krav som är uppställda. Det är den summan som kostnaden för en halvtidstjänst ska slås ut på, underströk Agneta Elofsson.

Kajsa Asp Jonson

Permalänk till denna artikel: https://www.kostochnaring.se/nyhet/avtalsuppfoljning