7 steg för bättre livsmedelsupphandling

Att upphandla livsmedel är komplext och tar tid. För att nå fram till ett avtal som verkligen svarar mot verksamhetens behov krävs ett gediget förarbete.

Det är i upphandlingen som krav kan och ska ställas – när avtalet väl slutits är i regel endast mindre justeringar möjliga.

Därför är det viktigt att arbetsgruppen är överens om målen med upphandlingen, och att era behov preciseras tydligt i form av en förstudie.

Kort sagt: betrakta upphandlingen som ett redskap för att få bästa möjliga avtal!

1.1  Förberedelser

• Gör en detaljerad tidsplan för upphandlingsprocessen ända fram till avtalsstart.
• För att säkerställa att tiden för avtalsstart kan hållas, beräkna tidsåtgång för förstudie, träffar med grossister och producenter, arbete med förfrågningsunderlag, annonsering, utvärdering inklusive eventuell provsmakning och tilldelning. Glöm inte att ta höjd för eventuell överprövning.
• Vem är firmatecknare och hur länge ska avtalet löpa? Titta på myndighetens delegationsordning: vem som undertecknar avtalet och vilken nämnd som ska fatta beslutet kan ha stor betydelse för tidsplaneringen. Ta hänsyn till att den politiska processen kan ta tid.
• Från och med när ska det nya avtalet börja gälla? För bästa och smidigaste implementering, ta hänsyn till terminsstart, semesterperioder, helgdagar, informationstid och liknande.
• Utse en projektledare och sätt samman en arbetsgrupp med bred kompetens bestående av exempelvis kost-/måltidschefer, upphandlare, kockar och eventuella miljö-/hållbarhetsstrateger.
• Fördela ansvar och uppgifter mellan arbetsgruppens deltagare så att arbetsbelastningen blir rimlig för alla.

Sedan förra upphandlingen har mycket förmodligen hänt och förutsättningarna kan ha förändrats. Så även om det känns lockande: kopiera inte gamla förfrågningsunderlag. Använd dem på sin höjd som en grund.

2.1 Intern dialog

• Bjud in politiker att diskutera mål och ambitioner. Hur resonerar man kring framtiden och vilka faktorer kan komma att påverka måltidsverksamheten framöver?
• Diskutera aktuella policyer och riktlinjer med anknytning till måltidsverksamheten och därmed även till livsmedelsupphandlingen. Kostpolicy, riktlinjer för inköp och upphandling, och kommunens miljö- och hållbarhetsmål är några exempel.
• Bjud in representanter för vård, skola och omsorg för motsvarande diskussioner med dem.
• Ta ställning till om livsmedel och transporter ska upphandlas tillsammans eller var för sig.

2.2  Extern dialog/marknadsundersökning

RFI – Request for Information

• Med RFI kan upphandlande myndighet öppet och transparent delge potentiella anbudsgivare ett utkast till förfrågningsunderlag och få in eventuella synpunkter på detsamma – innan beslut fattas om upphandlingsform och det slutgiltiga förfrågningsunderlaget skickas ut.
• Tack vare RFI kan onödiga fel och misstag undvikas. Det stärker kvaliteten i upphandlingen, vilket i sin tur kan bidra till att minska antalet överprövningar.
• I Branschöverenskommelsen har upphandlingskedjans aktörer enats om att i högre utsträckning än tidigare tillämpa RFI som en del i arbetet med förfrågningsunderlaget.

• Bjud in grossister och producenter till en presentation av kommunens/regionens inriktning avseende exempelvis rättvis handel, miljömål och liknande. Detta för att säkerställa att producenterna har kännedom om förutsättningarna i kommande avtal. Goda kontakter och en öppen attityd leder till fler anbud och färre konflikter.
• Ge grossister och producenter möjligheter att komma med inspel och synpunkter med utgångspunkt i liknande aktuella upphandlingar. De elektroniska upphandlingssystem som används i de allra flesta livsmedelsupphandlingar erbjuder funktionalitet för remissförfarandet RFI (läs mer i faktarutan).
• Sök samarbete med näringslivsenheten i kommunen/regionen som i sin tur kan agera kontaktyta gentemot det lokala näringslivet. Det ökar chanserna till framtida livsmedelsinköp från lokala producenter.
• Informera möjliga leverantörer/producenter som möjligt att prenumerera på CPV-koden för livsmedel. (Läs mer om bland annat CPV-koder i Steg 4 – Annonsering).
• Sist men inte minst: tänk framåt! Om ni har önskemål om nya eller anpassade produkter, förpackningsstorlekar eller liknande så gynnar det alla att påtala det redan nu.

2.3 Delar och varugrupper

Gå igenom upphandlingens olika delar och varugrupper och fokusera särskilt på:

Små och medelstora företag, SME

Att ta hänsyn också till mindre företags möjligheter att lämna anbud i offentliga upphandlingar stärker konkurrensen och ger bättre förutsättningar för en god offentlig livsmedelsaffär.

Det finns en rad åtgärder som upphandlande myndigheter kan vidta för att mindre företag ska ha större möjligheter att kunna delta i upphandlingar. Enligt Upphandlingsmyndigheten är ett vanligt sätt är att, då det är lämpligt, sträva efter att dela upp upphandlingen. Här kan du läsa mer om offentlig upphandling i förhållande till små och medelstora företag, SME.

• Analys av nuvarande avtal, tillsammans med framtidsspaning och trender. Vad är redan bra, och vad behöver justeras? Vad vet vi – och vad tror vi – om de kommande årens utveckling som kan påverka upphandlingen? Vilka signaler märks från politiskt håll, från medarbetarna och näringslivet?
• Hur många varugrupper ska avtalet omfatta. Observera att om hela sortimentet upphandlas i en och samma upphandling kan det försvåra för mindre aktörer. Läs mer i faktarutan om små och medelstora företag, SME.
• Om Ni väljer att dela upp upphandlingen i flera varugrupper så att små och medelstora leverantörer (SME) kan svara på enskilda delar är det bra att redan innan annonsering fundera på om leverantören får tacka nej till kontrakt om de inte blir tilldelade fler än en del. En vanlig önskan brukar vara att om leverantören inte får den kombinationen som passar deras företag vill de ha rätt att tacka nej till enstaka delar.

När det kommer till livsmedelsupphandling har varje kommun/region sina unika förutsättningar. Avstå därför ifrån att kopiera förfrågningsunderlag från andra upphandlande myndigheter, eller att använda mallar från någon av de digitala upphandlingsstöden.

Förfrågningsunderlaget bör omfatta minst följande delar:

• Allmän information om upphandlingen
• Administrativa villkor
• Krav på varan
• Krav på leverantören
• Utvärdering
• Kontraktsvillkor

Slutligen, beskriv också hur avtalet kommer att följas upp. Tänk på att endast ställa krav som ni kan, och i praktiken kommer att, följa upp.

3.1 Allmän information om upphandlingen

I upphandlingsdokumentets inledande information ges anbudsgivaren en överblick över upphandlingen. Minst följande bör ingå:

• Upphandlingens referensnummer och andra grundläggande uppgifter om upphandlingen och den upphandlande myndigheten.
• Övergripande beskrivning av uppdraget. Till det viktigaste hör uppgifter om antal leveransadresser, antal leveranser per vecka och enhet, om e-handel används samt hänvisningar till de politiska styrdokument som upphandlingen har att förhålla sig till.
• Beskrivning av varor och eventuella tjänster som upphandlas.
• Övergripande tidsplan, exempelvis med uppgifter om sista dag att ställa frågor om upphandlingen och sista dag att lämna anbud.
• Tidsperioden som avtalet ska gälla. Det i särklass vanligaste upplägget är två års ordinarie avtalstid med möjlighet till två förlängningar om vardera ett år, så kallat 2 + 1 + 1.
• Avtalets uppskattade värde för hela avtalsperioden, inklusive eventuella förlängningar.

Kom också ihåg att lägga in en reservation i förfrågningsunderlaget för oförutsedda händelser. Organisationsförändringar, politiska beslut, ändrade ekonomiska förutsättningar eller kriser som kommer utifrån, så som exempelvis pandemier, är några exempel.

3.2 Administrativa villkor: upphandlingens formella villkor

Följande formella delar bör ingå:

• Vilket förfarande för upphandlingen som den upphandlande myndigheten valt.
• Hur frågor kan ställas under anbudstiden.
• Förutsättningar för anbudsinlämningen: anbudsformulär, tillåtna sätt att lämna anbud, anbudsmärkning och adress, anbudets giltighetstid samt på vilket eller vilka språk anbudet ska vara skrivet.
• Om möjlighet finns att lämna anbud på delar av upphandlingen, det vill säga om det rör sig om ett helt eller delat anbud.
• I vilken form, exempelvis via e-post, som tilldelningsbeskedet kommer att meddelas.
• Information rörande sekretess.
• Sista dag för lämnande av anbud.

3.3  Krav på leverantören

Denna del av upphandlingsdokumentet avser de krav som ställs på leverantören för att denne ska få delta i upphandlingen.

Enligt proportionalitetsprincipen ska upphandlande myndighet inte ställa andra, eller högre, krav än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med kravställan.

3.3.1 KVALIFICERINGSKRAV

Med kvalificeringskrav avses krav som den upphandlande myndigheten formulerar i syfte att säkerställa att leverantörerna har tillräckliga resurser avseende kapacitet, ekonomi och erfarenhet att utföra det uppdrag som upphandlas.

Det finns inga tvingade bestämmelser om att en upphandlande myndighet eller enhet måste ställa kvalificeringskrav. Men om detta sker ska kraven vara kopplade till föremålet för kontraktet och dessutom förenliga med de grundläggande upphandlingsprinciperna. Om kvalificeringskrav ställs får de avse:   

• Behörighet att utöva yrkesverksamhet. Exempelvis i form av krav på att leverantörens verksamhet är registrerad som bolag eller finns registrerad i ett handels- eller föreningsregister.
• Ekonomisk och finansiell ställning. Exempelvis i form av krav på att leverantören har en viss lägsta årsomsättning eller en lämplig ansvarsförsäkring.
• Teknisk och yrkesmässig kapacitet. Exempelvis i form av en redovisning av de referensuppdrag som har utförts under de senaste tre åren.

3.3.2  UTESLUTNINGSGRUNDER

Leverantörer som gjort sig skyldiga till vissa brott eller andra överträdelser kan uteslutas ur upphandlingen. På Upphandlingsmyndighetens hemsida finns närmare information om uteslutningsgrunder.  

3.4  Krav på varan

Upphandlingsdokumentet ska innehålla alla krav på det som upphandlas. Formulera texten tydligt så att leverantörerna förstår vilka krav som ställs och hur utvärderingen av produkterna går till. Tänk på att samtliga ställda krav måste uppfyllas för att leverantörens anbud/position ska kunna antas. Vid anbudsprövningen är det inte tillåtet att beakta något annat än vad som står i upphandlingsdokumentet.

• Varje produkt redovisas vanligtvis per position och bifogas upphandlingsdokumentet. Med utgångspunkt i verksamhetens behov, ange spann för vikten på ytter- respektive innerförpackning. Ju större spann, desto fler svar! Ange inte cirkavikt eftersom det försvårar utvärderingen.
• Finns behov av fler än en förpackningsstorlek för samma vara, var noga med att ange intervaller som inte överlappar varandra. Exempel: Portionsbröd, 25-35 g respektive 36-50 g. Sker överlappning i förpackningsstorlek är risken stor att samma förpackning offereras på två positioner.
• Kvalitet på produkterna anges per position i form av olika egenskaper, exempelvis råvarumängd, fetthalt, glasering, tillsatser, MSC, ekologiskt och Upphandlingsmyndighetens krav (se även nästkommande avsnitt).
• Om generella krav ställs i upphandlingsdokument, ställ motsvarande krav också på positionsnivå. OBS! Var noga med att ställa egenskapskrav som överensstämmer med de interna kvalitetsmålen.
• För att underlätta arbetet längre fram, kontrollera via öppna databaser, exempelvis Dabas, Validoo och på producenternas hemsidor att de produkter och förpackningsstorlekar som efterfrågas fortfarande finns på marknaden.
• Funderar ni på att ställa krav på andel lagervaror? Tänk i så fall igenom detta en extra gång. Krav på att en viss andel av varorna ska vara lagervaror driver kostnader som i förlängningen ger högre priser och riskerar bidra till ökat matsvinn. Däremot är det både rimligt och naturligt att ta en dialog med sin avtalspart om lagerhållning av en viss vara, eller se om det redan finns något alternativ i sortimentet som motsvarar krav och prisbild.

3.4.1  HÅLLBARHET: KRAV OCH KRITERIER

Upphandlingsmyndigheten har bland annat i uppdrag att utveckla och förvalta hållbarhetskriterier som beaktar miljö- och sociala hänsyn i offentliga upphandlingar.

Kriterierna består av färdigformulerade krav med tillhörande motiv och förslag på verifikat. Kriterierna ska vara drivande, vilket innebär att de kan vara mer långtgående än lagstiftningen och tas fram i tre nivåer; bas, avancerad och spjutspets. Upphandlingsmyndighetens färdiga hållbarhetskrav ska göra det möjligt att ställa drivande hållbarhetskrav.

Kriterierna är framtagna i samarbete med expertgrupper bestående av representanter från branschorganisationer (varav Kost & Näring är en), näringsliv, intresseorganisationer, stat, regioner och kommuner. Detta gör kriterierna brett förankrade. Kriterierna ses över vart tredje år för att följa bland annat den tekniska och juridiska utvecklingen på marknaden. Kriterierna hittar du i Upphandlingsmyndighetens kriteriebibliotek.

Basnivå: Basnivån består av krav som är fokuserade på att minska merparten av den miljö/hållbarhetspåverkan som är kopplad till det specifika produktområdet. Tanken är att det ska gå att genomföra en hållbar upphandling utan alltför stora resurser och kompetens. Baskraven är mer ambitiösa än gällande lagstiftning. Det finns ofta god tillgång av varor och tjänster som uppfyller dessa krav. Kraven är enkla att använda och verifiera.

Avancerad nivå: Avancerad nivå omfattar krav som går längre än basnivån och kräver en större insats i att följa upp och granska verifikationer. Tillgången kan vara något mindre än på Basnivån.

Spjutspetsnivå: På denna nivå efterfrågas det bästa tillgängliga alternativet på marknaden vad gäller miljö- och andra hållbarhetsaspekter. Detta innebär att tillgången på varor och tjänster är mindre än för bas- och avancerade krav. Spjutspetskraven innebär att du som upphandlare

Kraven ställs på olika sätt i upphandlingsdokument. I Upphandlingsmyndighetens kriteriebibliotek framgår det hur kriteriet är tänkt att användas och hur det kan följas upp.

Kriterierna är uppdelade i två kategorier:

1. Teknisk specifikation. Ett obligatoriskt krav på varan. Kan utformas som hänvisningar till standarder eller som krav på odlingsförhållanden/uppfödning. Kravet ska vara uppfyllt och kontrollerbart redan vid utvärderingen. För ett exempel på hur en teknisk specifikation kan vara utformad se Beläggningsgrad  – kyckling .
2. Särskilda kontraktsvillkor. Krav som ställs på leverantören eller på produkter, och som ska uppfyllas under kontraktstiden. I livsmedelsupphandlingar är det däremot vanligt att man använder kontraktsvillkor som egenskapskrav på artikelnivå. För närvarande finns särskilda kontraktsvillkor i produktgrupperna Fisk och skaldjur och Kaffe, te och kakao. Ett exempel på hur ett särskilt kontraktsvillkor kan vara utformat är kriteriet Ej rödmarkerad eller sårbar fisk och skaldjur.

Samtliga exempel på kriterier ovan är länkade till Upphandlingsmyndighetens hemsida.

Tänk på att:

• Särskilda kontraktsvillkor som inte kan kopplas till en specifik vara ska anges i kontraktsvillkoren, typ ILO:s kärnkonventioner.
• Begränsa mängden dokumentation vid anbudsinlämnandet. Prioritera det som är av vikt. Upphandlingsmyndigheten har tillsammans med branschen tagit fram en blankett för leverantörsförsäkran som underlättar verifieringen vid utvärdering och uppföljning. Målet är att leverantörerna ska publicera försäkran i öppna artikeldatabaser, så som Dabas.
• Inte ställa fler eller högre hållbarhetskrav än ni faktiskt har möjlighet att följa upp. Ställ hellre färre, men skarpare, krav.

3.5  Utvärdering

För att utse det anbud som bäst motsvarar det efterfrågade behovet är valet av utvärderingsgrund och tilldelningskriterier avgörande.

Upphandlande myndigheter ska anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska sedan utvärderas på någon av de tre utvärderingsgrunderna: 

• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
• Kostnad
• Pris

Den upphandlande myndigheten ska i upphandlingsdokumentet ange på vilken grund anbuden kommer att utvärderas utifrån tilldelningskriterierna för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. För leverantörerna ska det vara tydligt redan när de läser upphandlingsdokumenten hur deras anbud kommer att utvärderas.

3.5.1 Utvärderingsgrunder och tilldelningskriterier

Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Används när man vill värdera andra aspekter än pris, exempelvis kvalitet och miljöegenskaper. Exempel på tilldelningskriterier som kan utgöra kvalitet är:

• Miljöegenskaper.
• Service och tekniskt stöd.
• Sensoriska egenskaper som smak, lukt, konsistens eller varmhållningsegenskaper.

Kostnad. När upphandlande myndighet utvärderar ett anbud på grunden kostnad ska anbudets effekter i fråga om kostnadseffektivitet bedömas. Exempelvis kan tilldelningskriteriet utgöras av livscykelkostnad.

Pris. Betyder att anbudet med det sammanlagt lägsta priset tilldelas avtalet. Begreppet innebär enligt Upphandlingsmyndigheten att ”samtliga krav fastställs som obligatoriska krav och lägsta pris styr tilldelningen”. Utvärderingsmodellen ställer höga kvalitetskrav på positionsnivå för att få bra produkter och behöver således inte innebära låg kvalitet. Här kan formuleringen exempelvis lyda: Avtal kommer att tilldelas den anbudsgivare vars anbud uppfyller samtliga ställda skall-krav samt erhåller den lägsta sammanlagda anbudssumman.

3.5.2  Utvärdering av anbud

Samtliga offererade produkter ska kontrolleras mot ställda krav och varje position erhåller då ett utvärderingsvärde. Utvärderingsvärdet per position beräknas som regel genom att multiplicera varje positions jämförelsepris med dess angivna volym.

I de fall en offererad artikel inte uppfyller samtliga ställda krav är användning av ett belastningsvärde en lämplig metod för att möjliggöra en korrekt jämförelse av anbuden. Belastningsvärdet brukar beräknas utifrån anbudspris plus ett påslag. Påslaget är vanligtvis 100-200 %.

Om en konventionellt producerad anbudsvara på det befintliga avtalet ska efterfrågas som ekologisk i den nya upphandlingen, bör belastningsvärdet vara minst 200 % högre än avtalspriset på den konventionella varan.

3.6  Kontraktsvillkor

Här anges leveransvillkor, ersättningsformer, prisjusteringsvillkor, betalningsvillkor, skadeståndsvillkor och viten. Här listas exempel på allmänt använda villkor för livsmedelsavtal:

• Startprislistor ska tillhandahållas minst 30 dagar före avtalsstart för att möjliggöra granskning priser och produkter mot det antagna anbudet. Precisera vilka typer av prislistor som krävs för olika varugrupper (kostdataprogrammens pricat, digitalt eller i pappersform). Tänk på att skall-krav på kostdataprogrammens pricat kan försvåra för mindre leverantörer att lämna anbud.
• Om krav ställs på veckoprislistor (grönsaker, färsk fisk m.m.) krävs en strategi för hur priset ska följas upp. Ange om det är beställningsdagens eller leveransdagens pris som ska gälla.
• Prisjusteringar ska aviseras för godkännande exempelvis 30 dagar (eller 3 veckor eller 14 dagar, beroende hur behoven ser ut) innan förändringen träder i kraft. Verifikat skall bifogas prisaviseringen. Läs närmare om prisjusteringar i Branschöverenskommelsens punkt 8, Prisjusteringar.
• Hur ofta och när kan leveranser tas emot? Ange antalet leveranser per enhet och möjligen en tid för senaste leverans. Tänk också på att inte ställa generella krav för att uppfylla önskemål från en enskild enhet.
• Hållbarhetstider kan anges enligt hållbarhetstrappan i Branschöverenskommelsens punkt 7, Hållbarhetstider. Observera att hållbarhetstrappan inte omfattar färsk frukt och grönt eller färsk fisk.
• Tänk på att krav på långa hållbarhetstider bidrar till högre svinn hos grossister och därmed högre miljöpåverkan och priser.
• Lägg fast rutiner kring ersättningsvaror och utgående varor. Hanteringen av ersättningsvaror och utgående varor ska tydliggöras och regleras i avtalet. För att säkerställa att branschens aktörer lägger en och samma betydelse i centrala begrepp läggs definitioner fast i Branschöverenskommelsens punkt 2, Definitioner rörande sortimentsförändringar och upphandlat sortiment. Se även Steg 7 – Uppföljning här i upphandlingsverktyget.
• Ange vad leverantörens försäljningsstatistik ska innehålla. Ange önskat format och avrapporteringsintervall. Statistiken är ett mycket bra verktyg vid avtalsuppföljning.
• Hur det löpande samarbetet ska ske i praktiken regleras i avtalet. Ett exempel är hur ofta och i vilka former parterna ska träffas för samråd och uppföljning av avtalet. Ange former för samråd och samverkan (se även Steg 7 – Uppföljning.)
• Vitesklausuler. Upphandlande myndighet kan ålägga leverantören att betala en avgift för uteblivna, felaktiga eller försenade leveranser, tillsammans med ersättning för den arbetstid som felen genererar. Avgiften måste stå i proportion till upphandlingens värde. Observera att om vitet finns med i avtalet ska det också användas, eftersom det är inräknat i anbudspriset.
• Ange vilka betalningsvillkor och faktureringsrutiner som ska gälla. Ta utgångspunkt i ert ekonomisystem. Accepterar ni till exempel samlingsfakturor?
• Hävningsklausul. För att häva ett avtal måste motiv finnas för hävning, samt att avtalet faktiskt innehåller en hävningsklausul. Skälen ska vara noggrant dokumenterade. Avtalets hävningsklausul måste följas och information ska delges motparten skriftligen.

Reglerna för annonsering av upphandlingar skiljer sig åt beroende på upphandlingens värde.

Grundregeln är att upphandlingar som överstiger tröskelvärdena ska annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas TED, Tenders Electronic Daily.

Med hjälp av CPV-koderna (Common Procurement Vocabulary) är det möjligt för potentiella leverantörer att få specificerade uppgifter om upphandlingar och RFI. Detta är ett sätt att öka konkurrensen och effektiviteten i den offentliga upphandlingen. Informera möjliga leverantörer/producenter som möjligt att prenumerera på koden för livsmedel (se även Steg 2 – Behovs- och marknadsanalys).

• För att anbudsgivare ska hinna hantera och komma in med anbud rekommenderar Branschöverenskommelsen en annonseringstid om minst 60 dagar, vilket är längre än vad som krävs enligt LOU. Längre svarstid minskar risken för uteblivna svar på vissa positioner, eller att onödiga fel uppstår till följd av tidsbrist. I förlängningen ger detta bättre och mer genomtänkta anbud. Annonseringstider enligt LOU återfinns här.
• Lämna korta, enkla svar på de frågor som kommer in under anbudstiden – och tänk verkligen igenom vad varje svar faktiskt innebär. Alltför konsekventa ”nej” kan medföra att ingen produkt erbjuds på en viss position, medan alltför många ja-svar i gengäld kan resultera i oförutsedda produkter som egentligen inte efterfrågats.
• För att uppfylla kravet i LOU om transparens (se även LOU:s fem grundprinciper) ska skriftliga frågor och svar göras via elektroniska upphandlingssystem.
• Sena eller uteblivna svar vid frågeställande försvårar arbetet med anbudet och riskerar att försämra livsmedelsupphandlingen som helhet. Branschöverenskommelsen slår därför fast följande rörande frågor och svar:
  • Sista dag för för anbudsgivaren att ställa frågor:  Senast 14 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.
  • Svarstid vid ställda frågor, huvudregel: Upphandlande myndighet bör under annonseringstiden sträva efter att ge svar på frågor ställda av potentiella anbudsgivare inom 2-4 dagar.
  • Svarstid vid ställda frågor, tilläggsregel: Sista dag för upphandlande myndighet att ge svar på ställda frågor ska alltid vara senast 7 dagar innan sista dag för anbudsinlämning.
• Undvik att annonsera under semestrar eller långhelger.
• Enligt LOU är det möjligt förlänga anbudstiden om väsentliga förändringar görs i upphandlingsdokumentet. Är ändringarna däremot så väsentliga att upphandlingens art förändras, måste upphandlingen helt göras om.
• Kontaktpersoner ska vara tillgängliga under hela annonseringstiden, för att kunna svara på eventuella frågor från presumtiva anbudsgivare.
• Gör annonsen synlig på kommunens/regionens hemsida.

Innan utvärderingen kan påbörjas måste den obligatoriska kvalificeringen enligt LOU ha genomförts. Det är mycket viktigt att utvärdera helt enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget.

• Bedöm enbart de uppgifter som anbudsgivaren lämnat i sitt anbud och i eventuella kompletteringar.
• Avsätt tillräckligt med tid för utvärdering. Att gå igenom samtliga produkter för att se om de uppfyller samtliga krav är viktigt – men tidskrävande.
• Bestäm vem i arbetsgruppen som utvärderar vad. Om flera hjälps åt med utvärderingen kan det underlätta.
• Sensoriska tester och kvalitetstester tar tid. Starta tidigt och genomför testerna parallellt med utvärderingen per position. Tänk på att ge anbudslämnare tillräckligt med tid för att leverera till de kök som ska genomföra testerna – inte minst med tanke på de som inte redan har några reguljära leveranser till köken. När testerna genomförs, var noga med att föra protokoll som ska följa med vid tilldelningen. Här finns alla möjligheter att premiera produkter med hög kvalitet och andra mervärden som är viktiga.

Tilldelning är när samtliga anbudsgivare meddelas skriftligt om vem som vunnit upphandlingen. Fram till tilldelning av avtalet råder absolut sekretess.

Efter att ha prövat anbuden beslutar myndigheten om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. Enligt LOU ska upphandlande myndighet skriftligen och snarast möjligt underrätta samtliga anbudsgivare om tilldelningsbeslutet. Detsamma gäller vid beslut om att upphandlingen ska avbrytas eller göras om.

LOU föreskriver en avtalsspärr på 10 dagar efter tilldelning. I Branschöverenskommelsen har dock aktörerna enats om att avtalsspärren efter tilldelning istället bör sättas till 20 dagar. Detta för att ge anbudsgivarna tillräcklig tid att granska fattade tilldelningsbeslut – och därigenom minska risken för begäranden om överprövningar.

Ett tilldelningsbeslut ska:

• Vara skriftligt.
• Informera om vald leverantör.
• Ange skälen till beslutet.
• Innehålla det kompletta utvärderingsunderlaget (som bilaga).

För en lyckad upphandling och ett bra löpande samarbete är avtalsuppföljningen av mycket stor betydelse. 

I avtalet ska det tydligt framgå hur köparen, d.v.s. upphandlande myndighet, kommer kontrollera att samtliga uppställda avtalsvillkor också efterlevs. Tydliga rutiner ska finnas för hur avtalet ska följas upp i inköpsprocessens alla led: från beställning till mottagning och fakturering.

7.1 Systematisk uppföljning av avtalet

7.1.1 Resurser för uppföljning

Uppföljning ska ske kontinuerligt, genom hela processen – och inte bara efter att en upphandling mynnat ut i ett nytt avtal.  

• Före en upphandling ska det befintliga avtalet analyseras, i syfte att identifiera styrkor och svagheter. Viktigt är också att redan från början anpassa omfattningen av den planerade uppföljningen till de resurser som faktiskt kommer att finnas tillgängliga i verksamheten – varken mer eller mindre. 
• Under avtalsperioden ska nyckeltal och kvalitetskrav som är viktiga för respektive verksamhet i kommunen/regionen följas upp löpande och regelbundet. Det handlar om uppföljning både av interna mål, till exempel för ekologiskt, köp utanför avtal eller koldioxidekvivalenter per kilo livsmedel, och extern uppföljning kopplad till samarbetet med leverantören: priser, service, leveranser, e-faktura m.m.
• Efter att ordinarie avtalstid och eventuella förlängningar löpt ut är det viktigt att ta med kunskaper och erfarenheter in i nästa upphandling och påföljande avtal.

För att kunna göra effektiva och värdeskapande uppföljningar är det avgörande att engagera alla som påverkas av en livsmedelsupphandling.

• Den som sitter som avtalsansvarig måste ta in åsikter ifrån de som beställer på avtalet, för att bilda sig en uppfattning om hur väl avtalet fungerar i praktiken.
• Samarbetet mellan de olika funktionerna är viktigt. De som beställer på avtalet behöver vara väl insatta i de rättigheter och skyldigheter som regleras i avtalet, och även ha tydliga interna rutiner för hur uppföljningen ska gå till. Kontroll av leveranser och avvikelser, temperaturer och packning är några exempel.

7.1.2 Sortimentsförändring

För att råda bot på tidigare förvirring kring betydelsen lägger i begrepp kopplade till sortimentsförändringar och upphandlat sortiment, har upphandlingskedjans aktörer i Branschöverenskommelsen enats om följande definitioner:

• Utgående vara: producenten/leverantören har upphört att tillverka produkten och/eller så har produkten tagits bort från avtalet efter överenskommelse med upphandlande myndighet
• Avtalad ersättningsvara: grossisten/leverantören kan inte leverera en vara under en längre tid pga. exempelvis långtidsrestning, bristsituation eller säsong. Produkten ersätts med annan likvärdig vara efter överenskommelse med upphandlande myndighet
• Tillfällig ersättningsvara: grossisten/leverantören har tillfällig brist i lagret och ersätter med annan vara efter överenskommelse med upphandlande myndighet. 

Vid ”utgående vara” samt ”avtalad ersättningsvara” aviseras en sortimentsförändring. En ”tillfällig ersättningsvara” uppstår i samband med leveransen.

Hanteringen av utgående vara och ersättningsvaror bör regleras i avtalet. Viktigt är att beskriva i avtalet är också vilka krav upphandlande myndighet ställer på ersättningsvaran. Exempelvis om den ska ha samma egenskaper och samma pris som den vara som den ersätter.

7.1.3 Dokumentation och återkoppling

• För att veta hur väl avtalet fungerar och vad man måste förbättra är det viktigt att ha en väl dokumenterad rutin för hur avvikelser ska hanteras och rapporteras.
• Vänta inte med att återkoppla fel och avvikelser. Ta kontakt omedelbart och påtala det inträffade – och dokumentera om, och hur, detta åtgärdats.
• Skapa en mall för fel och avvikelser, och gör de ifyllda rapporterna till en naturlig del av dokumentationsunderlaget i uppföljningsmötena med leverantören.
• Följ upp samtliga ställda krav så som priser, leveranser, produkter, kvalitet och leveranstider. I vissa kommuner rapporteras avvikelserna via en app, där uppföljningen av de olika avvikelserna samlas och kan presenteras elektroniskt.

7.1.4 Avtalsförvaltning

• Avtalet ska hållas levande. Plocka därför bort produkter som inte köps in.
• Om krav ställs på veckoprislistor (grönsaker, färsk fisk etc.), tänk på de resurser som är nödvändiga för uppföljningen av dessa.
• I samband med att prisjusteringar annonseras från leverantören till upphandlande myndighet – ta hjälp av producenterna för att verifiera att justeringen är korrekt.

7.2 Samverkan med leverantören

Leverantören är en partner i ett flerårigt samarbete. Det är därför viktigt sträva mot en affärsrelation präglad av dialog och samverkan, där möjligheter finns att utvecklas och lära av varandra.

För att säkerställa att uppdraget genomförs på korrekt sätt ska regelbundna uppföljningsmöten hållas enligt den frekvens som anges i avtalet. Två gånger per år är att betrakta som ett minimum. Vid dessa möten är det till fördel om också den referens-/beställargrupp som tagit fram upphandlingen medverkar.

Givna punkter på mötesagendan är:

• Genomgång av fel och avvikelser.
• Diskussion kring eventuella åtgärder för att minska återkommande problem, fel och avvikelser.
• Dialog kring hur respektive part upplever avtalet och samarbetet.
• Gemensamma studiebesök eller liknande aktiviteter.

Andra exempel på punkter som kan tas upp är:

• Hur har föregående period varit?
• Eventuella förändringar som skett
• Tillbud och klagomål som inte klargjorts
• Eventuella viten